ما هي الإدارة؟ – تعريف الإدارة وأهميتها ووظائفها

على الرغم من أن واجبات المديرين تختلف باختلاف الصناعة والشركة التي يعملون بها، إلا أن معظمهم يفي بنفس المسؤوليات الأساسية. في هذه المقالة، نوضح ما هي الإدارة؟، وأهمية الإدارة ووظائفها ومستوياتها.

تعريف الإدارة

لقد تعددت التعريفات الي قدمها لنا المتخصصون في مفهوم الإدارة، حتى يمكن القول إن الكتابات الإدارية الراهنة تتضمن عددا من التعريفات بقدر عدد الكتاب في مجال الإدارة. من هذه التعريفات نذكر على سبيل المثال لا الحصر ما يأتي:

• الإدارة مشتقة من الفعل أدار وهي تعني خدمة الآخرين وتقديم العون لهم. وعلى هذا النحو، فإن من يعمل بالإدارة يقوم بخدمة الآخرين، أو يصل عن طريق الإدارة إلى أداء الخدمة.
• عرفت موسوعة العلوم الاجتماعية الإدارة بأنها العملية الي يمكن بواسطتها تنفيذ غرض معين والإشراف عليه.
• كما عرف كونتز و أودر ونال Koontz and O Donnell، الإدارة بأنها: تنفيذ الأشياء عن طريق الآخرين٠
• أما فردريك تايلور Frederick Taylor، فعرف الإدارة بأنها : “أن تعرف بالضبط ماذا تريد، ثم تتأكد من أن الأفراد يؤدونه بأحسن طريقة ممكنة وأرخصها.
• عرف ديل بيش Dale Beach الإدارة بأنها عملية استخدام الموارد من المواد الخام والعنصر البشري لتحقيق أهداف معينة، وتتضمن تنظيم الأشخاص وتوجيههم وتنسيقهم وتقييمهم لتحقيق هذه الأهداف.
• القريوتي وزويلف، فقد عرف الإدارة بأنها استغلال الموارد المتاحة عن طريق تنظيم الجهود الجماعية وتنسيقها بشكل يحقق الأهداف المحددة بكفاءة وفاعلية وبوسائل إنسانية، مما يسهم في تحسين حياة الإنسان، سواء أكان عضوا في التنظيم أم مستفيدا من خدماته، وأيا كان المجال الذي تمارس فيه.

مما سبق يتضح لنا أنه لا يوجد تعريف محدد للإدارة، بل تعريفات متعددة وذلك عائد إلى تباين خلفيات وتجارب الباحثين المتخصصين في الإدارة. غير أن تعدد هذه التعريفات لا يعني عدم وجود اتفاق بينها في كثير من النقاط. وإجمالا، فإننا نعرف الإدارة بأنها :

“وظيفة تنفيذ الأعمال عن طريق الآخرين باستخدام التخطيط والتنظيم والتوجيه والرقابة، وذلك من أجل تحقيق أهداف المنظمة بكفاءة وفاعلية، مع مراعاة المؤثرات الداخلية والخارجية”٠

من خلال هذا التعريف يمكننا أن نبين العناصر الآتية:

إن الإدارة وظيفة ذات مهام ومسؤوليات محددة يقوم بها أفراد معينون من أجل تحقيق أهداف محددة. هذا يعني أن الإدارة نشاط متخصص و لا بد أن تكون لدى الأفراد المنوطة بهم وظيفة الإدارة المعارف والمهارات التي تمكنهم من أداء هذه الوظيفة على الوجه المطلوب.

إن الإدارة واحدة في وظائفها سواء كان نوع النشاط الذي تقوم به المنظمة أو الجهاز حكوميا أو خاصا. ذلك أن الإدارة ترتبط بإنجاز أعمال وأن هذه الأعمال قد تكون في أجهزة حكومية أو خاصة أو أنشطة خيرية، وأن نجاح هذه الأجهزة في تحقيق أهدافها لا يرجع إلى اختلاف فئاتها، وإنما إلى طرق ممارستها للإدارة.

إن الإدارة تقتضي وجود مجموعة من الناس يتم من خلالهم تنفيذ الأعمال. هذا يعني أن الإدارة تنصب على المجهود البشري الذي يعتمد على التعاون الجماعي. فهي ليست إذا آلية تركز على الأشياء وتهمل الإنسان، وتبعاً لذلك، فإن نجاح الإدارة يتوقف على العنصر البشري فيها.

إن ممارسة الإدارة تستلزم القيام بعدة وظائف تتمثل في التخطيط والتنظيم والتوظيف والتوجيه والتنسيق والرقابة وإعداد التقارير والميزانية. ذلك أنه لا يتصور أن تحقق أية منظمة أهدافها، دون أن تكون لدى العاملين بها، وخاصة المديرين منهم المعارف والمهارات المرتبطة بهذه الوظائف التي تمكنهم من أداء هذه الأهداف.

إن الإدارة لا تعمل في فراغ، وإنما تسعى إلى تحقيق أهداف محددة. هذه الأهداف تعد بمنزلة الدليل الموجه لنشاط الإدارة في أي جهاز أو منظمة إدارية. فعلى سبيل المثال هناك أهداف تسعى وزارة التربية والتعليم إلى تحقيقها تختلف عن تلك الأهداف التي تسعى وزارة الصحة أو وزارة الزراعة أو وزارة الداخلية إلى تحقيقها. من هذا المنطلق، فإن بعضهم ينظر إلى الإدارة كوسيلة وليست غاية في حد ذاتها، حيث تستخدم بغرض المساعدة في تحقيق الأهداف.

إن وجود الأهداف كموجه لنشاط الإدارة لا يعد مطلقاً وإنما محكوم بشروط ومعايير محددة أبرزها الفعالية والكفاءة. بمعنى انه لا يكفي تحقيق الأهداف في حد ذاتها من وراء ممارسة الإدارة، وإنما لا بد أن يتم تحقيق هذه الأهداف بفعالية (أي عمل الشيء الصحيح) وكفاءة(أي عمل الأشياء بطريقة صحيحة). وبالطبع فإن الفعالية والكفاءة ليست هي المعايير الوحيدة التي تستند إليها الإدارة في تحقيق أهدافها، وإنما كانت من بين أبرز هذه المعايير، فهناك معايير أخرى مثل العدالة والأمانة والالتزام بالأنظمة واللوائح وتحقيق الرضا الوظيفي وغيرها.

إن تحقيق الأهداف بفعالية وكفاية يعني اتخاذ القرار السليم، حيث تعد عملية اتخاذ القرارات مسألة أساسية في كافة المنظمات الإدارية العامة منها والخاصة على حد سواء، إذ يعد القرار عنصرا مهما في كافة صور النشاط الإداري ومراحله. فعن طريق اتخاذ القرار ترسم الإجراءات اللازمة لسير العمل الإداري وتخصص الإمكانات أو الموارد البشرية والمادية اللازمة لتنفيذ هذه الأهداف، كما تحدد الوسائل أو المعايير التي يتم على أساسها تقييم درجة النجاح في تحقيق هذه الأهداف من عدمه. بل يمكن القول إن عملية اتخاذ القرار تعد جوهر الإدارة، حين إنها متضمنة في جميع أنشطة الإدارة بما في ذلك تحديد الأهداف وكذلك العمليات الإدارية المتمثلة في التخطيط والتنظيم والتوجيه والرقابة.

إن الإدارة ليست شيئا ساكنا، أو ثابتا بل هي عملية متحركة تتجدد وتتأثر تؤثر في البيئة المحيطة بها. لذلك فإن من خصائص الإدارة الناجحة العمل على تطوير ذاتها بما يجعلها تستجيب للمستجدات الحديثة وذلك من خلال تطوير معارف الأفراد العاملين ومهاراتهم وتحديد الهياكل التنظيمية و تبسيط الإجراءات و النماذج والاستفادة من التقنية في صيع عملياتها.

متى ظهر علم الإدارة ؟

أما الإدارة كعلم فهو يعد أحدث العلوم الاجتماعية فإذا كانت الإدارة عرفت كممارسة ومهنة وحرفة منذ قديم الأزل فإنه على الوجه الاخر ، بدأ الاهتمام بالادارة كعلم فقط في بداية القرن التاسع عشر أي أن العمر الزمني للإدارة كعلم يعد أقل من مائة عام، بينما عمرها كممارسة ومهنة وحرفة فإنها قديمة قدم وجود البشرية وظهور الجماعات والقبائل.

أهمية الإدارة

يمكن أن نقول ان الإدارة تمثل عنصرا مهما في حياة الفرد والمنظمة والمجتمع، وهذه الأهمية يكن تلخيصها في النقاط الآتية:

1. الإدارة وسيلة المجتمع في تحقيق أهدافه وطموحاته، وذلك من خلال ممارسته لعملية التخطيط والتنظيم والتوظيف والتوجيه والرقابة، وليس أدل على ذلك من وجود خطط التنمية الخمسية في المملكة العربية السعودية ودول الخليج والتي تحاول من خلالها تحقيق النمو والتقدم والرخاء والأمن للمجتمع.

2. الإدارة وسيلة المجتمع في تحقيق احتياجات أفراده من خلال تحديد أولويات هذه الاحتياجات واستثمار الموارد المتاحة فيه لتلبية هذه الاحتياجات، بل والعمل على مواجهة الاحتياجات المتجددة وندرة الموارد.

3. ازدياد عدد المنشآت الإدارية وكبر حجمها، باعتبارها الوسائل التي يستطيع المجتمع من خلالها تحقيق أهدافه وتلبية احتياجاته. هذه الأهمية للمنشآت في عالم اليوم فرضت أهمية الإدارة من حيث حاجة هذه المنشآت إلى التخصصات الإدارية المختلفة الأمر الذي أكد على أهمية الإدارة الكفؤة القادرة على اتخاذ القرار السليم من خلال العمل على تحقيق الاتساق والتكامل بين التخصصات الإدارية المختلفة بما يمكن المنشآت من تحقيق أهدافها.

4. أهمية التعامل الإنساني في نجاح المنشآت الأمر الذي فرض على الإداريين تدريب العاملين من أجل اكتساب المعارف والمهارات بما يمكنهم من خلال اكتسابها تهيئة المناخ الملائم للأفراد للأداء الجيد وذلك من خلال الانتباه إلى القضايا المتعلقة بتحفيزهم، وحل مشكلاتهم، وتلبية احتياجاتهم في حدود إمكانيات المنظمات التي يعملون بها.

5. وجود المتغيرات الاجتماعية والاقتصادية والتقنية الملحة، الأمر الذي فرض على الإدارة عبء التخطيط للتغيير ومتابعة تنفيذ هذه الخطط وتقويمها من أجل تحقيق النمو والتقدم في المجالات المختلفة للخروج من دائرة التخلف واللحاق بركب الدول المتقدمة٠

6. الفصل بين منظمات الأعمال وملاكها مما دفع ملاك أغلب هذه المنشآت إلى إناطة إدارتها إلى رجال الإدارة المتخصصين مما يزيد من أهمية الإدارة والإعداد اللازم لمن يقومون عليها٠

7. الندرة المتزايدة في الموارد المادية والبشرية الأمر الذي يتطلب وجود إدارة قادرة على مواجهة هذا التحدي من خلال اتباع سياسة الترشيد في النفقات والبحث عن أفضل الوسائل لتحقيق الأهداف بأعلى جودة وأقل تكلفة.

8. الدعوة إلى العولمة وما ترتب عليها من وجود تحديات كبيرة وبخاصة للدول النامية التي لن تستطيع مجاراة الدول الكبيرة في نوعية وتنوع وجودة منتجاتها وخدماتها إلا إذا أحسنت هذه الدول إصلاح الإدارة وتطويرها.

9. المنافسة الشديدة في الأسواق العالمية، الأمر الذي يتطلب التجديد والابتكار من خلال الإدارة الجيدة لطرق الإنتاج والتسويق والتوزيع.

10. رغبة الأفراد في الوصول إلى مراكز اجتماعية وقيادية متميزة. هذه الرغبة في تحسين المستقبل الوظيفي للأفراد دفعت الكثير منهم إلى الاتجاه لدراسة الإدارة من أجل تنمية معارفهم ومهاراتهم الإدارية بما يمكنهم من التعامل مع مشكلات تقديم الخدمات والإنتاج والتسويق والتمويل وإدارة الأفراد في المنشأت التي يعملون بها.

مستويات الإدارة

يمكن تصنيف مستويات الإدارة بشكل عام إلى ثلاث مستويات رئيسية، وكلها توجه المديرين لأداء وظائف مختلفة.

1. مستوى الإدارة العليا

يتكون مستوى الإدارة العليا من مجلس الإدارة ورئيس مجلس الإدارة ونوابه، والمديرين في مستوى الإدارة العليا مسؤولين أمام المساهمين عن أداء المنظمة. وهناك العديد من الوظائف التي تؤديها الإدارة العليا، لكن ثلاثة منها هي الأكثر أهمية ، وهي:

• وضع سياسات وأهداف المنظمة
• تحديد استراتيجية الشركة وكذلك الرؤية المستقبلية للشركة وأهداف الشركة ككل ووضع السياسات العامة ووضع تنظيم شامل للشركة.
• الحفاظ على التواصل بين الشركة والعالم الخارجي.

2. مستوى الإدارة الوسطى

يشار إلى مستوى الإدارة الوسطى ​​أيضًا بالمستوى التنفيذي، فهؤلاء المديرين الموجودين فى الإدارة الوسطي مسؤولون عن تنظيم وتوجيه المديرين فى مستوى الإدارة المباشرة. وهم مسؤولون امام الإدارة العليا عن أنشطة أقسامهم.

المديرون في مستوى الإدارة الوسطى ​​هم شبه تنفيذيين ويتكونون من مديري الإدارات ومديري الفروع. و يقومون بتنسيق مسؤوليات الوحدات الفرعية للشركة ويقومون بالعمل علي زيادة كفاءة مديري الإدارة المباشرة. فهم ​​مسؤولون عن توظيف وتدريب من هم في مستوى الإدارة المباشرة، وهم أيضًا جهات الاتصال بين مستوى الإدارة العليا ومستوى الإدارة المباشرة حيث يقومون بنقل المعلومات والتقارير والبيانات الأخرى الخاصة بالشركة إلى المستوى الأعلى.

بجانب كل ما سبق، هناك ثلاث وظائف أساسية للإدارة المتوسطة في المنظمة ملخصة أدناه:

• تنفيذ خطط المنظمة وفق السياسات والتوجيهات التي تضعها الإدارة العليا.
• تنظيم أنشطة القسم أو الإدارة.
• أن تكون مصدر إلهام أو تحفيز للمديرين المبتدئين لتحسين كفاءتهم.

3. مستوى الإدارة المباشرة

يشار إلى مستوى الإدارة المباشرة أيضًا بالمستوى الإشرافي أو التشغيلي. فالمديرون في مستوى الإدارة المباشرة يشرفون علي الموظفين و يوجهونهم، حيث يقضي المديرون في مستوى الإدارة المباشرة معظم وقتهم في توجيه العمال في الأنشطة اليومية، وفقًا لتعليمات المديرين في مستوى الإدارة الوسطى ومستوى العليا.

يُعتبر المدراء في مستوى الإدارة المباشرة هم الخط الأول من المديرين لأنهم يظهرون في قاعدة العمليات، لذا فهم موظفون أساسيون ينقلون المشكلات الأساسية للشركة إلى المستويات الأعلى. ويتكون مستوى الإدارة المباشرة هذا من رئيس العمال، ورئيس الخط، ورئيس الوردية، ورئيس القسم ، والمشرفين، والرقباء.

المديرون في مستوى الإدارة المباشرة وسطاء، فهم يحلون القضايا بين العمال وهم مسؤولون عن الحفاظ على العلاقات المناسبة داخل المنظمة. كما أنهم مسؤولون عن تدريب الموظفين العاملين والإشراف عليهم وتوجيههم.

المديرون في مستوى الإدارة المباشرة يمثلون الإدارة للعاملين حيث يضمنون الانضباط والكفاءة في المنظمة. ويقع واجب الإلهام والتشجيع على عاتقهم، حيث يقوموا بتدعيم القوى العاملة. كما يقومون أيضًا بتنظيم الآلات والأدوات الأساسية والمواد الأخرى التي يطلبها الموظفون لإنجاز مهامهم.

فيما يلي موجز للوظائف الأساسية للمديرين في مستوى الإدارة المباشرة:

• توزيع المهام والمسؤوليات للموظفين العاملين.
• ضمان الجودة وهم ايضاً مسؤولون عن كمية الإنتاج.
• توصيل أهداف وغايات الشركة التي حددها المستوى الأعلى
• توصيل الاقتراحات والتوصيات والنداءات والمعلومات المتعلقة بمشاكل الموظفين إلى المديرين ذوي المستوى الأعلى.
• إعطاء التعليمات والتوجيهات للعمال أثناء القيام بوظائفهم اليومية.
• تقديم تقارير دورية عن العمال إلى المديرين في المستوي الأعلي.

وظائف الإدارة

فكر في الوظائف الأساسية الأربع للإدارة باعتبارها المسؤوليات الأساسية الأربع التي يجب على كل قائد الوفاء بها.

1. التخطيط

يحتاج المديرون أولاً إلى تطوير خطة عمل مفصلة. في مرحلة التخطيط، يجب على الإدارة تحديد الأهداف وإنشاء مسار عمل معقول لتحقيقها. قد تكون هناك طرق متعددة لتحقيق أهداف المنظمة، لكن مسؤولية الإدارة هي تحديد أفضل مسار للعمل.

صياغة خطة ناجحة تتضمن مواءمة الأهداف مع الرؤية التنظيمية، والنظر في العوامل التي قد تؤثر على المشروع داخليًا وخارجيًا، ووضع جدول زمني واقعي مع مراعاة قيود الموارد والميزانية.

توجد ثلاثة أنواع مختلفة من التخطيط في الإدارة وهي:

• التخطيط الإستراتيجي: وهو نوع من التخطيط طويل المدى ورفيع المستوى من التخطيط التأسيسي الذي يؤكد على مهمة المنظمة وقيمها ورؤيتها. تقوم الإدارة العليا بصياغة خططها الإستراتيجية، ويجب على جميع المديرين الرجوع إلى الخطط الإستراتيجية لتوجيه قراراتهم.
• التخطيط تكتيكي : وهو نوع من التخطيط قصير المدى (سنة واحدة أو أقل) يركز على الهدف، وغالباً ما تقوم به الإدارة الوسطى.
• التخطيط التشغيلي: وهو خطة تصف خارطة الطريق اليومية للأنشطة داخل الشركة. يقوم المديرون والمشرفون ذوو المستوى المنخفض بوضع استراتيجيات تشغيلية في معظم الحالات.

2. التنظيم

يتطلب التنظيم هيكلاً رسمياً للسلطة وتحديد اتجاه وتدفق هذه السلطة التي يتم من خلالها تحديد تقسيمات العمل الفرعية وترتيبها وتنسيقها بحيث يرتبط كل جزء بالجزء الآخر بطريقة موحدة ومتماسكة من أجل تحقيق الأهداف المحددة.

وبالتالي فإن وظيفة التنظيم تتضمن تحديد الأنشطة التي يجب القيام بها من أجل الوصول إلى أهداف الشركة، وتعيين هذه الأنشطة للموظفين المناسبين، وتفويض السلطة اللازمة لتنفيذ هذه الأنشطة بطريقة منسقة ومتماسكة.

ويترتب على ذلك أن وظيفة التنظيم تهتم بما يلي:

تحديد المهام التي يجب القيام بها وتجميعها عند الضرورة

إسناد هذه المهام إلى الموظفين مع تحديد سلطتهم ومسؤوليتهم .

تفويض هذه السلطة لهؤلاء الموظفين

إقامة علاقة بين السلطة والمسؤولية

تنسيق هذه الأنشطة

3. التوجيه

تهتم وظيفة التوجيه بالقيادة والإتصال والتحفيز بحيث يؤدي الموظفون أنشطتهم بأكثر الطرق كفاءة ممكنة، من أجل تحقيق الأهداف المرجوة.

تتضمن القيادة إصدار التعليمات وتوجيه المرؤوسين حول الإجراءات والأساليب. اما الإتصال فيجب أن يكون مفتوحًا في كلا الاتجاهين بحيث يمكن نقل المعلومات إلى المرؤوسين و التغذية الراجعة الواردة منهم. اما التحفيز فهو مهم جدًا لأن الأشخاص ذوي الدوافع العالية يظهرون أداءً ممتازًا مع توجيه أقل من الرؤساء.

4. الرقابة

تتكون وظيفة الرقابة من تلك الأنشطة التي يتم الاضطلاع بها لضمان عدم انحراف النتائج عن الخطط الموضوعة مسبقًا. تتكون أنشطة الرقابة من وضع معايير لأداء العمل، وقياس الأداء ومقارنته بهذه المعايير المحددة، واتخاذ الإجراءات التصحيحية عند الحاجة، لتصحيح أي انحرافات.

تتضمن وظيفة الرقابة:

أ. إنشاء الأداء القياسي.
ب. قياس الأداء الفعلي.
ج. قياس الأداء الفعلي بالمعيار المحدد مسبقاً ومعرفة الانحرافات.
د. اتخاذ الإجراءات التصحيحية.

و فى النهاية متى بدأت عزيزي القاريء الاهتمام بعلم الإدارة؟، وهل أثرت الإدارة على حياتك؟. بانتظار معرفة الإجابة في التعليقات.