في هذه المقالة، نوضح المقصود بالهرم الإداري، ونوضح المقصود بـ مستويات الإدارة ثم توضح مسؤوليات كل مستوى إداري بالتفصيل، حيث سنتناول مستوى الإدارة العليا ومستوى الإدارة الوسطى، ومستوى الإدارة المباشرة. ونوضح أيضاً الفروق الإدارية بين المديرين في المستويات الإدارية المختلفة.
تعريف الإدارة
الإدارة هى وظيفة تنفيذ الأعمال عن طريق الآخرين باستخدام التخطيط والتنظيم والتوجيه والرقابة، وذلك من أجل تحقيق أهداف المنظمة بكفاءة وفاعلية، مع مراعاة المؤثرات الداخلية والخارجية.
مقالة منفصلة ما هي الإدارة؟ – تعريف الإدارة وأهميتها ووظائفها ومستوياتها
الهرم الإداري
دائماٌ نجد أن هناك عموماً ثلاثة أنواع من المديرين في داخل أي شركة، مصلحة، هيئة، كلية،… الخ، هناك المديرون الذين
يطلق عليهم طبقة الإدارة العليا، وآخرون يطلق عليهم طبقة الإدارة الوسطى، وكذلك آخرون يطلق عليهم طبقة الإدارة المباشرة كما يتضح من الشكل التالي:
السؤال الآن، من هم المديرون الذين يحتلون قمة الهرم الإداري والذين يطلقون عليهم طبقة الإدارة العليا؟، إنهم “مجلس الإدارة ورئيس مجلس الإدارة ونواب الرئيس”. وهم مسئولون عن تحديد استراتيجية الشركة وذلك الرؤية المستقبلية للشركة وأهداف الشركة ككل ووضع السياسات العامة ووضع تنظيم شامل للشركة، وفي ضوء هذا التخطيط الاستراتيجي سيقوم المديرون في طبقة الإدارة الوسطى بوضع الخطوط التنفيذية في شكل خطط وبرامج عمل تنفيذية متخصصة ليست لها درجة عمومية وشمولية كتلك التي وضعها المديرون في طبقة الإدارة العليا.
وبنفس المنطق يقوم المديرون في طبقة الإدارة المباشرة (الإدارة الإشرافية) بإعداد الجداول التفصيلية للتشغيل والأوامر التنظيمية اليومية في ضوء وحدود الخطط والبرامج التنفيذية التي وضعتها وحددتها الإدارة التنفيذية.
يطلق على من يمارس الإدارة مهما اختلف مستواه الإداري لفظ المدير ، تختلف التسمية أو المسمى الوظيفي لهذا المدير باختلاف مستواه الإداري كما يلي:
المسمى الوظيفي للمديرفمهما كانت التسمية الوظيفية فإن كل منهم يعتبر في لغة الإدارة مديراً، رئيس الشركة، مدير عام، رئيس القسم، المشرف، كل من هؤلاء يعتبر في لغة الإدارة وأعرافها مديراً، وكل منهم يمارس وظائف الإدارة وهي التخطيط و التنظيم و التوجيه و الرقابة. إن جميع المديرين مهما اختلفت المسميات الإدارية لهم أو المستويات الإدارية التي يشغلوها فهم يقومون بممارسة الإدارة –وظائف الإدارة الأربعة- التخطيط و التنظيم و التوجيه و الرقابة.
مقالة منفصلة وظائف الإدارة – التخطيط و التنظيم و التوجيه و الرقابة بالتفصيل
مستويات الإدارة
يمكن تصنيف مستويات الإدارة بشكل عام إلى ثلاث مستويات رئيسية، وكلها توجه المديرين لأداء وظائف مختلفة.
1. مستوى الإدارة العليا
يتكون مستوى الإدارة العليا من مجلس الإدارة ورئيس مجلس الإدارة ونوابه، والإدارة العليا مسؤولة أمام المساهمين عن أداء المنظمة. وهناك العديد من الوظائف التي تؤديها الإدارة العليا، لكن ثلاثة منها هي الأكثر أهمية ، وهي:
- وضع سياسات وأهداف المنظمة
- تحديد استراتيجية الشركة وكذلك الرؤية المستقبلية للشركة وأهداف الشركة ككل ووضع السياسات العامة ووضع تنظيم شامل للشركة.
- الحفاظ على التواصل بين الشركة والعالم الخارجي.
2. مستوى الإدارة الوسطى
يشار إلى مستوى الإدارة الوسطى أيضًا بالمستوى التنفيذي، فهؤلاء المديرين الموجودين فى الإدارة الوسطي مسؤولون عن تنظيم وتوجيه المديرين فى مستوى الإدارة المباشرة. وهم مسؤولون امام الإدارة العليا عن أنشطة أقسامهم.
المديرون في مستوى الإدارة الوسطى هم شبه تنفيذيين ويتكونون من مديري الإدارات ومديري الفروع. و يقومون بتنسيق مسؤوليات الوحدات الفرعية للشركة ويقومون بالعمل علي زيادة كفاءة مديري الإدارة المباشرة. فهم مسؤولون عن توظيف وتدريب من هم في مستوى الإدارة المباشرة، وهم أيضًا جهات الاتصال بين مستوى الإدارة العليا ومستوى الإدارة المباشرة حيث يقومون بنقل المعلومات والتقارير والبيانات الأخرى الخاصة بالشركة إلى المستوى الأعلى.
بجانب كل ما سبق، هناك ثلاث وظائف أساسية للإدارة المتوسطة في المنظمة ملخصة أدناه:
- تنفيذ خطط المنظمة وفق السياسات والتوجيهات التي تضعها الإدارة العليا.
- تنظيم أنشطة القسم أو الإدارة.
- أن تكون مصدر إلهام أو تحفيز للمديرين المبتدئين لتحسين كفاءتهم.
3. مستوى الإدارة المباشرة
يشار إلى مستوى الإدارة المباشرة أيضًا بالمستوى الإشرافي أو التشغيلي. فالمديرون في مستوى الإدارة المباشرة يشرفون علي الموظفين و يوجهونهم، حيث يقضي المديرون في مستوى الإدارة المباشرة معظم وقتهم في توجيه العمال في الأنشطة اليومية، وفقًا لتعليمات المديرين في مستوى الإدارة الوسطى والعليا.
يُعتبر المدراء في مستوى الإدارة المباشرة هم الخط الأول من المديرين لأنهم يظهرون في قاعدة العمليات، لذا فهم موظفون أساسيون ينقلون المشكلات الأساسية للشركة إلى المستويات الأعلى. ويتكون مستوى الإدارة المباشرة هذا من رئيس العمال، ورئيس الخط، ورئيس الوردية، ورئيس القسم ، والمشرفين، والرقباء.
المديرون في مستوى الإدارة المباشرة وسطاء، فهم يحلون القضايا بين العمال وهم مسؤولون عن الحفاظ على العلاقات المناسبة داخل المنظمة. كما أنهم مسؤولون عن تدريب الموظفين العاملين والإشراف عليهم وتوجيههم.
المديرون في مستوى الإدارة المباشرة يمثلون الإدارة للعاملين حيث يضمنون الانضباط والكفاءة في المنظمة. ويقع واجب الإلهام والتشجيع على عاتقهم، حيث يقوموا بتدعيم القوى العاملة. كما يقومون أيضًا بتنظيم الآلات والأدوات الأساسية والمواد الأخرى التي يطلبها الموظفون لإنجاز مهامهم.
فيما يلي موجز للوظائف الأساسية للمديرين في مستوى الإدارة المباشرة:
- توزيع المهام والمسؤوليات للموظفين العاملين.
- ضمان الجودة وهم ايضاً مسؤولون عن كمية الإنتاج.
- توصيل أهداف وغايات الشركة التي حددها المستوى الأعلى
- توصيل الاقتراحات والتوصيات والنداءات والمعلومات المتعلقة بمشاكل الموظفين إلى المديرين ذوي المستوى الأعلى.
- إعطاء التعليمات والتوجيهات للعمال أثناء القيام بوظائفهم اليومية.
- تقديم تقارير دورية عن العمال إلى المديرين في المستوي الأعلي.
الفروق الإدارية بين المديرين في المستويات الإدارية المختلفة
علي الرغم من أن هؤلاء المديرون في المستويات الإدارية يمارسون نفس الوظائف وهي التخطيط و التنظيم و التوجيه و الرقابة إلا أن هناك اختلافات في هذه الممارسات من حيث :
أ – درجة التركيز على وظائف الإدارة
1. نظراً لأن الإدارة العليا مسئولة عن الأهداف الرئيسية وتركز على النظر المستقبلية بعيدة الأمد للشركة فإنها تخصص وقتا أكبر ، مجهودا أكبر وكذلك اهتماماً أكبر للتخطيط. وبالتالي فإن وظيفة التخطيط تحتل جزءاً كبيراً من وقت ومجهود واهتمام الرؤساء يفوق ما يخصصه كل من المديرين في طبقة الإدارة الوسطى وكذلك الإدارة المباشرة.
2. نظراً لاحتلال التخطيط أهمية لدى المديرين في مستوى الإدارة العليا فإنهم يتركون كثيراً من المسائل التنظيمية لكي تتولاها طبقة الإدارة الوسطى وبالتالي فالإدارة الوسطى تعطى وقتاً، مجهوداً، اهتماماً أكبر لوظيفة التنظيم بالمقارنة بممارستها للوظائف الإدارية الأخرى.
3. نظراً لأحتلال وظيفة التنظيم أهمية قصوى لدى المديرين في مستوى الإدارة الوسطى فإنهم يتركون كثيراً من المسائل المتعلقة بالتوجيه لكي تمارس بواسطة الإدارة المباشرة ، كما أن الإدارة المباشرة هي أقرب إلي خطوط التنفيذ، وبالتالي فإنها تعطى لوظيفة التوجيه وقتاً أكبر و اهتماماً أكبر وكذلك مجهودا أكبر يفوق المخصص للوظائف الإدارية الأخرى.
4-نظراً لدور الرقابة الحيوي في تحديد مدى تحقيق الأهداف وكذلك الانحرافات وجمع المعلومات الأساسية التي تمكن المدير من ممارسة وظائف التخطيط ، التنظيم ، التوجيه فإن جميع المستويات الإدارية تتساوى في كمية الوقت المخصص لوظيفة الرقابة.
ب. درجة الشمول في هذه الممارسات
يقصد هنا عندما يمارس المدير في مستوى إداري معين وظيفة من الوظائف الأربعة للإدارة ما هو نطاق تأثير هذه الوظيفة، هل يختلف نطاق تأثير الوظيفة الإدارية باختلاف المستوى الإداري للمدير ؟.
عندما يخطط المدير في مستوى الإدارة العليا فإنه يضع أهدافاً عامة وخططاً عامة تؤثر في جميع نواحي العمل داخل الشركة وتشمل الجوانب العمومية للشركة، بينما المدير في مستوى الإدارة الوسطى يضع برامج يقل نطاق تأثيرها عن نطاق تأثير خطط وقرارات الإدارة العليا. فهي تؤثر فقط على الإدارة المتخصصة أو القسم الذي يشرف عليه هذا المدير، بالإضافة إلي أن الخطة تصبح أكثر تخصصاً وتقل عموميتها وكذلك تزداد تفصيلاتها وتصبح قريبة من التنفيذ.
وكذلك بالنسبة للمدير في مستوى الإدارة المباشرة فإن جداول التنفيذ التي يضعها يكون نطاق تأثيرها محدوداً وأكثر تخصصاً في حدود القسم أو الوحدة التي يشرف عليها ونفس المنطق ينسحب على ممارسات وظائف التنظيم والتوجيه والرقابة.
كلما صعدنا إلى أعلى وصولاً لقمة الهرم الإداري فإن نطاق تأثير قرارات وممارسات المدير يمتاز بزيادة العمومية في هذه الممارسات، وكذلك عندما نقترب من قاعدة الهرم الإداري الملاصق لخطوط التنفيذ نجد زيادة درجة التخصص والتفصيل للممارسات المختلفة للتخطيط والتنظيم والرقابة، وكذلك يقل نطاق تأثير هذه الممارسات فتأخذ صفة التخصصية، والتفصيل و محدودية نطاق التأثير .
الوظائف الادارية – المستويات الاداريةمما سبق يتضح أن هناك فروقاً إدارية بين المديرين في المستويات الإدارية المختلفة. ويمكن تلخيصها في هذا الجدول :
الفروق الإدارية بين المديرين في المستويات الإدارية المختلفةفى النهاية آخر نقطة انت من ستضيفها فى التعليقات، شارك غيرك ولا تقرأ وترحل.
