التخطيط: التعريف، الأهمية، الأنواع، الأهداف، الخصائص، العناصر

يمكن أن يساعدك فهم ما هو التخطيط، وكيف يعمل، وسبب أهميته في تقييم الخطط التي تتعامل معها كل يوم. ويمكن أن يساعدك الفهم الجيد للتخطيط أيضًا في إنشاء خططك الخاصة والنجاح في أي وظيفة إدارية. في هذه المقالة، نوضح تعريف التخطيط، ونشرح أهمية التخطيط ونحدد أنواع التخطيط وأهداف التخطيط، وعناصر التخطيط وخصائص التخطيط.

تعريف الإدارة

الإدارة هى وظيفة تنفيذ الأعمال عن طريق الآخرين باستخدام التخطيط والتنظيم والتوجيه والرقابة، وذلك من أجل تحقيق أهداف المنظمة بكفاءة وفاعلية ، مع مراعاة المؤثرات الداخلية والخارجية.

مقالة منفصلة ما هي الإدارة؟ – تعريف الإدارة وأهميتها ووظائفها ومستوياتها

ما هو التخطيط؟

التخطيط هو التحديد المسبق للأهداف ومسار العمل الذي يتعين اتخاذه لتحقيق الأهداف المحددة بفعالية وكفاءة. إنه عملية فكرية تهتم بتحديد ما يجب القيام به مسبقًا، وكيف يتم القيام به ومتى يتم القيام به، ومن سيفعله.

التخطيط هو الوظيفة الأساسية للإدارة، فهو يركز على مسارات العمل المستقبلية، ويحدد الأهداف التي يجب تحقيقها في المستقبل ويختار أفضل مسار للعمل لتحقيق الأهداف المحددة.
فالتخطيط ينطوي على العديد من الأنشطة مثل التحليل واتخاذ قرار في الأمور الفنية والمالية وأمور الموارد البشرية والعناصر الأخرى الضرورية لتنفيذ مسار العمل المحدد مسبقًا.

ولتحقيق الأهداف المخطط لها، يلزم وجود خطة فعالة. ويجب أن يكون جميع المديرين مخططين فعالين، ولذلك سواء كانت المنظمة التي يعمل فيها المديرين تبيع منتجات أو خدمات، أو منظمة تعمل في القطاع الخاص أو العام، أو سواء كانت منظمة تهدف إلى الربح أم لا، فكل هذا غير مهم، كل نوع من هذه الأنواع من المنظمات يحتاج إلى التخطيط.

التخطيط هو العملية الفكرية التي تحدد بوضوح ما يجب القيام به، ومتى وأين ولماذا يجب القيام به، وكيفية القيام به، ومن الذي يقوم به، من أجل تحقيق الأهداف المخطط لها. يحدد المدير الأهداف ويتخذ الخطوات اللازمة لضمان إمكانية تحقيق هذه الأهداف بطريقة فعالة.

بعض التعريفات الشائعة للتخطيط:

• ريكي دبليو غريفين – التخطيط هو تحديد أهداف المنظمة وتحديد أفضل السبل لتحقيقها.
• ريتشارد ستيرز – التخطيط هو العملية التي يحدد بها المديرون الأهداف ويتخذون الخطوات اللازمة لضمان تحقيق هذه الأهداف.
• ماري كولتر – التخطيط ينطوي على تحديد أهداف المنظمة، ووضع استراتيجية شاملة لتحقيق تلك الأهداف، ووضع مجموعة شاملة من الخطط لدمج وتنسيق الأعمال التنظيمية.

وبالتالي، فإن التخطيط يقرر مسبقًا ما يجب القيام به وكيف يتم القيام به لتحقيق الأهداف المرجوة. إن التخطيط يمكن المديرين من تحقيق أشياء عظيمة من خلال تصور مسار تحويل الفكرة إلى واقع. ومن الضروري لكل مؤسسة اغتنام الفرص التي تخلقها البيئة المتغيرة للحفاظ على نفسها في مجال الأعمال. كما أن التحطيط يساعد على مواجهة التهديدات المحتملة التي قد تنشأ في المستقبل.

أهمية التخطيط

1. يسمح لك بتحديد أهداف مستنيرة

تتمثل إحدى الفوائد الرئيسية للتخطيط في أنه يتيح لك ولفريقك تحديد أهداف مستنيرة. ولتحديد أهدافك، يمكنك إجراء بحث شامل عن السوق والمكانة الحالية للشركة لتحديد نقاط القوة التي يمكنك الحفاظ عليها ونقاط الضعف التي يمكنك تحسينها.

فعند تحديد أهدافك، حاول استخدام منهجية الأهداف الذكية SMART. وحروف (SMART)، هي الحروف الأوَل من 5 كلمات إنكليزية هي: (Specific: محدد)، و(Measurable: قابل للقياس)، و(Achievable: قابل للتحقيق)، و(Relevant: ذو صِلة)، و(Time-Bound: مُقيَّد زمنياً). فتأكد من أن كل هدف تقوم بإنشائه يتضمن هذه العناصر الخمسة لمساعدتك في إنشاء أهداف من المحتمل أن تحققها أنت وفريقك، ,ولتحفيزك على مواصلة العمل نحو أهدافك المستقبلية.

2. يقلل من عدم اليقين

عندما لا يكون الموظفون متأكدين من الهدف الذي يعملون من أجل تحقيقه، فقد يواجهون صعوبة في إكمال مهامهم أو تحفيز أنفسهم. إن إنشاء أهداف وخطة عمل يمكن للموظفين اتباعها يقلل من عدم اليقين ويساعدهم في تحديد أولويات مهامهم لتحقيق الأهداف الموضوعة. ولذلك يمكن أن يساعد التخطيط أيضًا الشركات على تقليل عدم اليقين من خلال إنشاء خطط عمل للتحديات المحتملة التي قد يواجهها العمل. على سبيل المثال، قد تضع الشركة خطة طوارئ للتعامل مع التحديات البيئية أو الاقتصادية. ويمكن أن يقلل هذا من المخاطر التي قد تسببها هذه التحديات ويجهز الجميع في وقت مبكر للتعامل مع هذه التحديات، والحد من التوتر.

مقالة ذات صلة: خطة العمل:ما هي، أهميتها، كيفية إعدادها، نموذج مكتوب

3. يزيل الهدر

يمكن للشركة تقييم الموارد الحالية وتحديد الموارد التي قد تحتاجها في المستقبل لتقليل الفاقد. على سبيل المثال، إذا استخدمت شركة تصنيع 1000 بطارية الشهر الماضي وتخطط لإنشاء نفس الإنتاج في الشهر التالي، يمكن للإدارة طلب 1000 بطارية مرة أخرى. ويساعد التخطيط في تقليل الوقت الضائع حيث يمكن لإدارة الشركة العمل مع الموظفين لإنشاء جداول مدروسة تضمن لكل فرد عبء عمل متوازن حتي يمكن لكل فرد استخدام وقته بكفاءة.

4. يعزز الابتكار

عند الاجتماع بفريق الإدارة أو الموظفين الآخرين، يمكنك تبادل الأفكار الجديدة والتحديات المحتملة والحلول الإبداعية. وهذا يمكن أن يعزز الابتكار ويحفز التفكير المستقل. وقد يتمكن الموظفون الآخرون من تحديد فرص تطوير الأعمال، مثل الأسواق أو المنتجات أو الخدمات المستهدفة الجديدة.

5. يحسن اتخاذ القرار

يمكن أن يساعد التخطيط المديرين على تحسين مهارات اتخاذ القرار لديهم. يسمح لهم التخطيط بالتركيز على هدف معين وإنشاء مسارات عمل مختلفة يمكن أن تساعد موظفيهم على تحقيق هذا الهدف. ويمكن أن يساعد التخطيط أيضًا المديرين في اتخاذ قرارات مستنيرة بشأن الأنشطة التي يمكن لموظفيهم إعطائها الأولوية.

6. يزيد الدافع

عندما يفهم الموظفون سبب ارتباط عملهم بنجاح الشركة، فقد يحفزهم ذلك على العمل لتحقيق الأهداف الموضوعة. ويمكن أن يساعد وجود خطة عمل يمكنهم اتباعها في إرشادهم وإبقائهم منخرطين في عملهم. وبالمثل، يمكن أن يكون وجود جدول زمني وموعد نهائي للالتزام به أمرًا محفزًا.

مقالة ذات صلة: التحفيز – التعريف والأنواع والأهمية والخصائص والنظريات

7. يساعد على نمو الأعمال

واحدة من الفوائد الرئيسية للتخطيط في الإدارة هي مساعدة الأعمال التجارية على النمو. يمكن للمديرين إنشاء أهداف تساعد علي نمو الشركة، مثل أهداف زيادة المبيعات، أو اكتساب عملاء جدد، أو تقليل النفقات. ويمكن أن يساعد إنشاء الأهداف وخطط العمل بانتظام الشركات على التمتع بنمو ثابت.

8. يكسب ثقة أصحاب المصلحة

أصحاب المصلحة هم أفراد أو مجموعات مهتمة بتصرفات الشركة لأنهم يتأثرون بها. هناك ستة أنواع شائعة من أصحاب المصلحة، وهم العملاء والمستثمرون والموظفون والمجتمع والموردون والحكومة. ويريد أصحاب المصلحة هؤلاء عادةً أن تنجح الشركة، وقد يكونون أكثر ثقة في الشركة عندما يكون لديها أهداف وخطط عمل مستنيرة.

9. يوفر ميزة تنافسية

قد تتمكن الشركات التي تجري أبحاث السوق لإنشاء خطط عمل مستنيرة من خلق ميزة تنافسية. فأبحاث السوق تسمح لتلك الشركات بتقييم نقاط القوة والضعف في الشركات المنافسة لتبادل الأفكار حول طرق الاستفادة من نقاط ضعف الشركات المنافسة. على سبيل المثال، إذا لاحظت شركة مستحضرات التجميل أن منافسها لا يقدم كريم أساس بألوان داكنة، فقد تقرر الشركة تقديم ذلك المنتج وجذب الجمهور المستهدف إلى عملاء جدد.

مقالة ذات صلة: فوائد التخطيط – 10 فوائد مهمة توضح أهمية التخطيط

أنواع التخطيط

قد تستخدم الشركات أنواعًا مختلفة من التخطيط، بناءً على مشاريعها وموظفيها و ثقافة الشركة . ويمكن أن تساعد تجربة أنواع التخطيط الشركات في العثور على النهج الصحيح لاحتياجاتهم. وغالبًا ما يشتمل تخطيط الأعمال على مجموعة من أنواع التخطيط المختلفة. فيما يلي أكثر أنواع التخطيط شيوعًا:

1. التخطيط الرسمي Formal planning

ينشئ التخطيط الرسمي خططًا تفصيلية معترف بها رسميًا. ويكتب المدير أو الموظف المفوض الخطة الرسمية بمجرد إنشائها أو الاتفاق عليها. وغالبًا ما تعمل المشاريع الكبيرة والمعقدة بسلاسة أكبر مع التخطيط الرسمي حيث إنها تضع توقعات واضحة. ويمكن لأعضاء الفريق الرجوع إلى الخطة المكتوبة في أي وقت لتوضيح ما هو متوقع منهم.

2. التخطيط غير الرسمي Informal planning

التخطيط غير الرسمي هو نهج أكثر هدوء للتخطيط، وقد يحدث هذا النوع من التخطيط أثناء جلسات المناقشة. ويمكن أن يكون أيضًا التخطيط غير الرسمي عملية ذهنية يقوم بها المدير قبل بدء المشاريع، وقد يخبر المديرون الموظفين بالخطة بأكملها أو فقط الأجزاء ذات الصلة بهم، ويمكن للموظفين تدوين ملاحظات يمكنهم الرجوع إليها. ويميل التخطيط غير الرسمي إلى العمل بشكل أفضل مع المشاريع البسيطة ذات الأطر الزمنية القصيرة.

3. التخطيط قصير المدى Short-term planning

يتضمن التخطيط قصير المدى وضع خطط للمستقبل القريب. وعادة ما يركز التخطيط قصير الأجل على الخطط للعامين المقبلين أو أقل. وتتضمن هذه الخطط استخدام الموارد الحالية للشركة للتأثير على عملياتها التشغيلية الحالية. ويعد التخطيط لكيفية تدريب عدد جديد من الموظفين مثالاً على التخطيط قصير المدى. ونظرًا لأن الشركات تتأثر بسرعة بالتخطيط قصير المدى، فمن السهل تقييم نجاحها.

4. التخطيط على المدى المتوسط Medium-term planning

يتضمن التخطيط متوسط ​​المدى وضع خطط لمستقبل الشركة على المدى المتوسط. وعادة ما يكون التخطيط متوسط ​​المدى هو وضع الخطط لما قد يحدث في السنتين إلى الخمس سنوات القادمة. وغالبًا ما تتضمن الخطط استخدام الموارد التي تنوي الشركة امتلاكها في المستقبل. ويعد وضع خطط لشراء مواد جديدة أو تغيير طرق الإنتاج هي بعض الأمثلة على الخطط متوسطة الأجل.

5. التخطيط على المدى الطويل Long-term planning

يتضمن التخطيط طويل الأجل وضع خطط لمستقبل الشركة على المدى الطويل. وعادة ما تضع الشركات خططًا طويلة الأجل لمدة خمس إلى 15 عامًا في المستقبل. ويعد تخصيص الموارد على المدى الطويل و استراتيجيات الميزة التكنولوجية والسوقية من السمات الشائعة للتخطيط طويل الأجل. ويمنح التخطيط طويل المدى الشركات متسعًا من الوقت لوضع الخطط في مكانها الصحيح. وقد تقوم الشركات بمراجعة خططها طويلة الأجل بشكل دوري لتعكس التغييرات في الأعمال التجارية (البيزنس) والصناعة.

6. تخطيط استراتيجي Strategic planning

يتضمن التخطيط الاستراتيجي تحديد الأهداف والسياسات والاستراتيجيات لتحقيق الخطط. هذا النوع من التخطيط يعطي الشركة اتجاهًا للمستقبل. ويتولى الفريق التنفيذي التخطيط الاستراتيجي داخل الشركة، فهم يدرسون وضع الشركة في السوق وإمكانياتها المستقبلية، فإذا حددوا نقاط الضعف أو المشكلات التي قد تؤثر على قدرة الشركة على تحقيق الأهداف، فإنهم يضعون استراتيجيات لمعالجة مخاوفهم. وعادة ما يكون التخطيط الاستراتيجي تخطيطًا متوسط ​​المدى أو طويل الأجل.

7. التخطيط التشغيلي Operational planning

يتضمن التخطيط التشغيلي وضع خطط للمستقبل القريب للشركة. وتقوم الإدارة الدنيا، مثل مشرفي الوحدات ورؤساء العمال، بإنشاء خطط تشغيلية. وتغطي هذه الخطط فترات قصيرة تبدأ في الوقت الحاضر وتمتد من أسبوع إلى عام واحد. والخطط التشغيلية هي الأكثر تحديدًا، حيث تشرح كيفية إكمال المهام بكفاءة، فهي تحافظ على سير الأعمال بسلاسة. وغالبًا ما تقسم الشركات الخطط التشغيلية إلى مجالات عمل وظيفية، مثل الخطط التشغيلية لقسم التمويل والتسويق والإنتاج.

8. الخطط الدائمة Standing plans

تقوم الشركات بتصميم خطط دائمة لاستخدامات متعددة. على سبيل المثال، قد يكون لدى إحدى شركات الأزياء خطة دائمة لإنشاء منتجات ملابس جديدة. في حين أن الملابس يوحد بينها اختلافات، قد تتخذ الشركة نفس نهج تصميم وتسليم الملابس باستمرار. وتتضمن الخطط الدائمة عادة الأهداف والسياسات والأساليب والإجراءات والمبادئ التوجيهية والاستراتيجيات. ونظرًا لأن الخطط الدائمة قابلة لإعادة الاستخدام، فإن إنشائها يساعد المديرين التنفيذيين على توفير الوقت. وتسمى الخطط الدائمة أحيانًا الخطط الروتينية.

9. خطط الاستخدام الواحد Single-use plans

كما يوحي اسمها، تناسب خطط الاستخدام الواحد مشروعًا محددًا. وهي ترسم مسار العمل الذي يمكن للموظفين اتخاذه لتحقيق هدف معين. وكما أن خطط الاستخدام الواحد توضح برنامج الأنشطة وجدولا زمنيا للأنشطة والميزانيات والمشاريع التي تغطيها الخطة. وبمجرد أن يصل الموظفون إلى الهدف النهائي، يتم التخلص من الخطة. وأحيانًا ما يسمى إنشاء خطط للاستخدام الواحد بالتخطيط المحدد specific planning.

مقالة ذات صلة: مهارات التخطيط: ما هي، أمثلة عليها، كيفية تطويرها

أهداف التخطيط

1. تقليل عدم اليقين

المستقبل غير مؤكد. التخطيط قد يحول عدم اليقين إلى يقين. وهذا ممكن إلى حد ما عن طريق التخطيط الذي يقلل من عدم اليقين.

2. جلب التعاون والتنسيق

التخطيط يمكن أن يجلب التعاون والتنسيق بين مختلف قطاعات المنظمة. ويمكن تجنب الخصومات والصراعات بين الأقسام من خلال التخطيط.

3. أفضل استخدام للموارد

التخطيط لاختيار أفضل بديل من بين البدائل المختلفة سيؤدي إلى أفضل استخدام للموارد المختلفة سواء كانت مادية او مالية او بشرية، وبالتالي ستتحقق أهداف المنظمة بسهولة.

4. توقع الاحتمالات غير المتوقعة

بعض الأحداث لا يمكن التنبؤ بها. ويطلق علي هذه الأحداث مصطلح الحالات الطارئة. وقد تؤثر هذه الأحداث على الأداء السلس للمؤسسة.

5. تحقيق الأهداف المحددة مسبقًا

تهدف أنشطة التخطيط إلى تحقيق أهداف الشركات. و تحقيق الأهداف في الوقت المناسب لا يمكن تحقيقه إلا بالتخطيط الفعال.

6. تقليل المنافسة

وجود المنافسة يمكّن الشركات من الحصول على الفرصة لكي تتطور للأفضل. وفي الوقت نفسه، يجب علي الشركات تجنب المنافسة الشديدة. ومن الممكن، الحد من المنافسة من خلال التخطيط.

خصائص التخطيط

1. وظيفة إدارية

التخطيط هو الوظيفة الإدارية الأولى والأهم التي توفر الأساس للوظائف الأخرى للإدارة، وهذه الوظائف الأخري للإدارة هي التنظيم والتوجيه والرقابة، والتي يتم تنفيذها داخل محيط الخطط الموضوعة.

مقالة ذات صلة: وظائف الإدارة – التخطيط و التنظيم و التوجيه و الرقابة بالتفصيل

2. موجه نحو الهدف

والتخطيط يركز على تحديد أهداف المنظمة، وتحديد مسارات العمل البديلة وتقرير خطة العمل المناسبة، والتي سيتم اتخاذها لتحقيق الأهداف.

3. منتشر

منتشر بمعنى أنه موجود في جميع القطاعات وجميع مستويات الإدارة . ونطاق التخطيط يختلف باختلاف المستويات والأقسام.

4. عملية مستمرة

التخطيط عملية مستمرة تستمر ما دامت المنظمة موجودة. وبسبب سياقات العمل المتغيرة باستمرار، إنه عملية لا تنتهي أبدًا. فعندما يتم تحقيق هدف تنظيمي، يتم وضع خطة جديدة لتلبية الأهداف المستقبلية للمنظمة.

ووفقًا للمناخ المتغير، ستتغير بيئة الأعمال. ونتيجة لذلك، يجب تحديث الخطط من أجل الاستجابة لبيئة الأعمال المتغيرة.

5. عملية فكرية

التخطيط هو عملية فكرية. إنه يتطلب الإبداع والتدبر والمعرفة والحكم الموضوعي. فقبل تشكيل خطة، يجب على المدير النظر في العديد من مسارات العمل البديلة وآثارها.

ولتحقيق الأهداف التنظيمية بفعالية، يجب على المدير اختيار المسار الأمثل للعمل. ومن أجل بناء خطة ناجحة، يجب أن يكون من ذوي الخبرة والذكاء من أجل اختيار البديل الأفضل.

6. عملية مستقبلية

نحن نقوم بالتخطيط للمستقبل فلا يتم التخطيط ابدًا للماضي، ومن هنا يطلق على التخطيط بأنه عملية مستقبلية. فالتحطيط يشمل النظر إلى المستقبل، لتحليله والتنبؤ به حتى تتمكن المنظمة من مواجهة التحديات المستقبلية بفعالية.

7. عملية مهمة لصنع القرار

يتم وضع عدة مسارات عمل بديلة ممكنة لكي يتم تحقيق الأهداف الموضوعة. ثم يتم تقييم تلك المسارات واختيار المسار الأفضل، والمسار الأفضل بين جميع المسارات هو الذي يحقق أقل عدد من النتائج السلبية وأعلى عدد من النتائج الإيجابية.