وظائف المنظمة – الوظائف الرئيسية والوظائف

في هذه المقالة نتناول تعريف المنظمة، ووضحنا بالتفصيل ما هي وظائف المنظمة، حيث تناولنا الوظائف الرئيسية للمنظمة والوظائف الثانوية للمنظمة، ووضحنا مدى التكامل بين وظائف المنظمة

تعريف الإدارة

الإدارة هى وظيفة تنفيذ الأعمال عن طريق الآخرين باستخدام التخطيط والتنظيم والتوجيه والرقابة، وذلك من أجل تحقيق أهداف المنظمة بكفاءة وفاعلية ، مع مراعاة المؤثرات الداخلية والخارجية.

مقالة منفصلة ما هي الإدارة؟ – تعريف الإدارة وأهميتها ووظائفها ومستوياتها

تعريف المنظمة

من هذا المنطلق يمكن تعريف المنظمة Organization بأنها(وحدة إجتماعية هادفة ذات تكوين إنساني منظم ومنسق بإرادة و وعى يتفاعل فيها الأفراد والجماعات ضمن حدود معينة نسبياً من أجل تحقيق أهداف مشتركة تخدم البيئة الخارجية المحيطة بها).

كما تعرف المنظمة بأنها ( وحدة اجتماعية تتكون من مجموعة الأفراد الذين يعملون معاً لتحقيق مجموعة الأهداف المنشودة بعلاقات اجتماعية داخل المنظمة بهدف تحقيق الأهداف المسطرة (الأهداف التنظيمية)).

مقالة منفصلة المنظمة: التعريف، السمات،الخصائص، الأنواع، الأهمية، الأهداف

وظائف المنظمة

المنظمة توجد لتحقيق الأهداف الملقاة على عاتقها والمحددة لها إما بواسطة المنظمة نفسها في حالة المنظمات التي تعمل في قطاع الأعمال حيث يتوافر لدى المنظمة درجة كبيرة من المرونة والاستقلالية في تحديد أهدافها، أو قد تتحدد أهداف المنظمة في ضوء إطار يتم رسمه لها بواسطة الشركة القابضة في حالة الشركات التابعة التي تعمل في إطار قطاع الأعمال العام (الشركات المملوكة من قبل الحكومة) حيث تقل درجة استقلالية والحرية التي تتمتع بها المنظمة في تحديد أهدافها.

ولكي تحقق المنظمة الأهداف المحددة لها فإنه لابد من قيامها بمجموعة من الوظائف والأنشطة وهذا طبيعي فلكي يتحقق أي هدف يتطلب بذل مجهود من خلال القيام بأنشطة حيث أن الأهداف لا تتحقق بمجرد التأمل أو التمني. ففي المنظمة لابد من مجهود يبذل، ونشاط يؤدي، ووظائف تمارس، ولابد من التأكد باستمرار على أن الوظائف المطلوبة لتحقيق الهدف يتم ممارستها، وأنه لا يتم ممارسة أي وظائف لا تساهم في تحقيق الهدف.

ويتطلب الأمر أيضاً التفرقة بين الوظائف التي تساهم مساهمة كبيرة في تحقيق الهدف لأن عدم القيام بها يؤدي إلي عدم تحقق الهدف، والوظائف الأخرى التي تساهم في تحقيق الهدف مساهمة محدودة حيث أن عدم القيام بها لن يؤثر تأثيراً كبيراً في تحقيق الهدف.

أي لابد من ترتيب الوظائف حسب الأولوية Priority لكي تضع الإدارة دائما نصب أعينها الوظائف الأكثر أهمية، فمثلا تخصص للوظائف ذات الأهمية العالية الموارد البشرية المطلوبة واللازمة وتعطي للوظائف الأقل أهمية موارد بشرية ومادية أقل. أيضاً عند تحقيق الأهداف نجد أن هناك وظائف ترتبط مباشرة بالأهداف وهناك وظائف أخرى لها ارتباط غير مباشر.

مما سبق يتضح أن تحقيق الأهداف يتطلب القيام بمجموعة من الوظائف منها الوظائف الحيوية الهامة، الأساسية، التي عدم ممارستها يمنع ويحول دون تحقيق الأهداف، هذه هي الوظائف المباشرة التي ترتبط ارتباطاً مباشراً بالهدف، يمكن تسمية هذه الوظائف بالوظائف الأصلية، أو الوظائف الأساسية.

وهناك أيضاً وظائف أقل حيوية ، أقل أهمية، وعدم ممارسة هذه الوظائف لا يمنع ولا يحول دون تحقيق الأهداف فهي وظائف مساعدة فقط أو وظائف تابعة Subsidiary للوظائف الأصلية Principal.

ومما سبق يتضح ان للمنظمة وظائف أساسية ووظائف ثانوية، السؤال الذي يتبادر إلى الذهن الآن .. ما هي الوظائف الأساسية اللازمة لنجاح أي منظمة وما هي الوظائف الثانوية لها؟

الوظائف الرئيسية للمنظمة

تتمثل الوظائف الأساسية لأي منظمة في ثلاثة وظائف :

1. وظيفة الإنتاج .
2. وظيفة التسويق .
3. وظيفة التمويل .

لا يمكن لمنظمة مهما كانت طبيعتها أن تنشأ وأن تستمر وأن تنمو إذا لم يتم ممارسة هذه الوظائف جمعياً. فعدم ممارسة أي من هذه الوظائف معناه عدم نجاح للمنظمة في تحقيق أهدافها وبالتالي لا يوجد أي مبرر يبرر قيامها أو استمرارها.

طبيعي لكي تحقق المنشأة أهدافها لابد من أن تنتج خدمة أو سلعة عليها طلب وإنتاج السلعة ليس هدفاً في حد ذاته وإنما لابد من تسويقها ولكي تستطيع أن تنتج سلعاً وخدمات وتسوق هذه السلع والخدمات فإن الأمر يحتاج إلي القيام بوظيفة التمويل التي تعمل على توفير المال المطلوب لذلك تم اعتبار وظائف الإنتاج ووظائف التسويق ووظائف التمويل وظائف أساسية في اي منظمة.

مقالة منفصلة وظائف الإدارة التخطيط و التنظيم و التوجيه و الرقابة

1. وظيفة الإنتاج

عندما يتم تطبيق مبادئ الإدارة على وظيفة الإنتاج في المنظمة فإنها تعرف باسم إدارة الإنتاج. وهي عملية تخطيط وجدولة والإشراف والرقابة على الأنشطة التي ينطوي عليها إنتاج السلع أي تحويل الموارد المختلفة إلى منتج ذي قيمة مضافة بطريقة فعالة.

في هذه العملية يتخذ مدير الإنتاج القرار المتعلق بالجودة والكمية والسعر والتعبئة والتصميم وما إلى ذلك للتأكد من أن الناتج يحقق المواصفات.

وبلغة النظم يمكن تعريف وظيفة الإنتاج ببساطة بأنها: ذلك النشاط المسؤول عن تحويل المدخلات لمخرجات نهائية كما هو موضح بالشكل التالي:-

مقالة منفصلة وظيفة الإنتاج – التعريف، الأهمية، الأنشطة الرئيسية

2. وظيفة التسويق

تعد وظيفة التسويق من الوظائف الأساسية لأي منظمة، وعدم ممارسة هذه الوظيفة بفاعلية يؤدي إلي عدم نجاح المنظمة وعدم ضمان استمرارها وبقائها. تقوم وظيفة التسويق بالبحث عن الرغبات والحاجات غير المشبعة في المجتمع، ثم تقوم بتقديم أفكار عن سلع وخدمات لإشباع هذه الرغبات ثم تقوم بتسويق هذه السلع والخدمات بعد إنتاجها وأيضا القيام بالخدمات الخاصة بما هو بعد البيع سواء كانت الضمان، الإصلاح، الصيانة … الخ.

فلا نتصور أن تنشأ منظمة مهما كانت طبيعتها دون أن يكون هناك طلب أكيد Effective demand على منتجاتها (سلع وخدمات) وأي منظمة لكي تستمر وتنمو لابد وأن تكون قادرة على تسويق منتجاتها وإشباع رغبات ملحة في المجتمع وكلما زادت درجة إلحاح الرغبة Desire وأصبحت حاجة Need فإن الطلب يكون أكيداً على السلع والخدمات التي تشبع هذه الرغبات والحاجات.

مقالة منفصلة وظيفة التسويق – التعريف، الأهمية، الأهداف، الإطار العام

3. وظيفة التمويل

تظهر وظيفة التمويل جلياً في أي منظمة مهما اختلف طبيعتها ولكن قد يطلق عليها تسميات مختلفة في المصنع تسمى الإدارة المالية، في المستشفى تسمى إدارة الحسابات أو التمويل، في كلية الأعمال فى الجامعة تسمى الشئون المالية وهكذا ..

وتعرف الإدارة المالية بأنها:«ذلك النشاط الذي يختص بالتخطيط والتنظيم والمتابعة لحركتي دخول وخروج أموال المنظمة بموجب المواءمة بين اعتباري عائد الاستثمار وتكلفة تدبير الأموال لتحقيق مستوى ربحية يتناسب ورغبات الملاك».

مقالة منفصلة وظيفة التمويل – التعريف، والأهداف، والمهام

الوظائف الثانوية للمنظمة

وبعد استعراض الوظائف الأساسية للمنظمة الإنتاج والتسويق والتمويل، فهمنا أن هذه الوظائف ضرورية لكي تنشأ وتنمو وتبقى وتستمر وتنجح ، فبجانب هذه الوظائف الأساسية يتم ممارسة بعض الوظائف الأخرى كوظائف مساعدة للوظائف الأساسية الهدف من ممارسة هذه الوظائف هو ازالة جانب من الأعباء الملقاة على عاتق الوظائف الأساسية وجعلها متفرغة تماماً للعمل الأساسي.

1. وظيفة الأفراد

فمثلاً تقوم وظيفة الأفراد – كوظيفة ثانوية مساعدة – بمساعدة الوظائف الرئيسية الإنتاج والتسويق والتمويل في تحقيق أهدافهم عن طريق تكوين قوة العمل المطلوبة وتدريبها في مجالات الإنتاج والتسويق والتمويل وبالتالي تتخلص الوظائف الأساسية من أعباء البحث عن العمالة المطلوبة كماً ونوعاً، فعملية اختيار العمالة المطلوبة وإجراء التعاقدات معهم، و تدريب القوى العاملة … وهكذا من الوظائف الخاصة بوظيفة الأفراد .

الأنشطة الرئيسية لوظيفة الأفراد :

1. تحديد الأعداد المطلوبة من الأنواع المختلفة للعمالة اللازمة للإنتاج والتسويق والتمويل … الخ
2. الحصول على العمالة المطلوبة من مصادر قوة العمل المختلفة .
3. إجراء الاختبارات الخاصة بالتعيين .
4. إعداد البرامج التدريبية للعاملين
5. تهيئة ظروف عمل حسنة للعاملين .
6. القيام بأبحاث الأجور والمرتبات .
7. إعداد نظم الترقية والنقل .
8. إعداد نظام معلومات الأفراد .
9. إعداد نظم الرعاية الاجتماعية لأفراد .

مقالة منفصلة إدارة الموارد البشرية: مفهومها، وأهميتها، ومهامها، ووظائفها، وأقسامها

2. وظيفة الشئون القانونية

ومن الأمثلة الأخرى للوظائف المساعدة وظيفة الشئون القانونية، فممارسة هذه الوظيفة يزيل عن كاهل الوظائف الأساسية الجوانب القانونية المتعلقة بوظيفة الإنتاج ووظيفة التمويل ووظيفة التسويق وتصبح هذه الوظائف أكثر تفرغاً للعمل الأساسي الخاص بالإنتاج والتسويق والتمويل .

مقالة منفصلة تعريف القانون وخصائصه وأهمية القانون ومصادره وأقسامه

3. وظيفة العلاقات العامة

ومثال ثالث للوظائف الثانوية المساعدة، وظيفة العلاقات العامة التي تهدف إلي تحسين صورة المنشأة لدى الجمهور الموردين، جمهور العاملين، جمهور المجتمع المحلي الأجهزة الحكومية المرتبطة بالمنشأة، الاتحادات العمالية وهكذا وجود وظيفة العلاقات العامة يخفف عبء العمل الملقى على الوظائف الرئيسية ، الإنتاج ، التسويق ، التمويل . وفيما يلي نسرد الأنشطة المختلفة التي تمارس بواسطة وظائف الأفراد ، العلاقات العامة.

الأنشطة الرئيسية للعلاقات العامة

1. تحديد أنواع الجماهير المختلفة المرتبطة بالمنظمة .
2. إعداد خطط العلاقات العامة .
3. اختيار وسائل الاتصال .
4. إعداد النشرات العالمية .
5. تنفيذ الأنشطة العالمية المختلفة .
6. إعداد بحوث العلاقات العامة .

مدى التوافق والتكامل بين وظائف المنظمة

في بداية المقالة تعرضنا إلي الوظائف الرئيسية للمنظمة (إنتاج – تسويق – تمويل) وكذلك الوظائف المساعدة (أفراد – شئون قانونية – علاقات عامة … الخ) وأن تحقيق أهداف المنظمة يتوقف على فاعلية قيامها بأداء هذه الوظائف، وأظهر التحليل أن الوظائف الأساسية لها ارتباط مباشر بتحقيق أهداف المنظمة وعدم ممارسة أي وظيفة من هذه الوظائف يؤدي إلي عدم تحقيق الأهداف، فبدون التمويل لا يمكن أن يتحقق الإنتاج وبدون التسويق لا يمكن تصريف الإنتاج.

كما أن هناك درجة كبيرة من التكامل بين هذه الوظائف، بمعنى أن ممارسة كل وظيفة لا يمكن أن تتم ُعقل بشكل مستقل وبمعزل عن ممارسة الوظائف الأخرى.
لا يمكن أن يبدأ الإنتاج ويتم الإنتاج متجاهلاً المعلومات التسويقية. فيجب ان يكون هناك إنتاج بالمعلومات التسويقية الخاصة بنوع المنتج المطلوب وكمية الطلب حتى لا تقوم وظيفة الإنتاج بإنتاج منتج يكون مصيره إلي المخازن للأبد. وبالتالي إذا لم يكن هناك توافق وتكامل بين التسويق والإنتاج ستتعقد وظيفة التسويق وتواجه الشركة مشكلات تسويقية في تصريف الإنتاج .

هل يمكن لوظيفة التمويل أن تعمل بشكل مستقل ومنعزل عن الوظائف الأخرى؟، كيف تقوم وظيفة التمويل بتحديد مقدار المال المطلوب وكذلك التوقيت المطلوب فيه هذا المال؟، فلابد من الحصول على معلومات عن الإنتاج واحتياجاته المالية، و لابد من الحصول على معلومات عن التسويق واحتياجاته المالية للإنفاق على الحملات الإعلانية، أجور مندوبي البيع، مصاريف نقل المبيعات .. وهكذا .

فى النهاية اخر نقطة انت من ستضيفها فى التعليقات، شارك غيرك ولا تقرأ وترحل.