تصميم الوظيفة: التعريف، الأهمية، المبادئ،

يدور تصميم الوظيفة Job Design حول ممارسات تنظيم مجموعة من المهام أو وظيفة كاملة. يتناول تصميم الوظيفة كيفية تعامل الموظفين أو العمال في حياتهم المهنية، بالإضافة إلى أنه يشمل جميع العوامل التي قد تؤثر على عملهم.

يساعد تصميم الوظائف على إدارة وظائف المنظمة بشكل أكثر كفاءة وسرعة. ويتكون تصميم الوظيفة من مجموعة من المهام التي يضعها رب العمل للموظفين.

إذا كان لديك ارتباك في فهم ماهية تصميم الوظيفة والقيام به بشكل فعال، فإن هذة المقالة ستكشف لك الغموض بعد قرائتها.

ما هو تصميم الوظيفة؟

يتم تعريف تصميم الوظيفة على أنه هو عملية إنشاء وظيفة تمكن المنظمة من تحقيق أهدافها مع تحفيز الموظف ومكافأته. وهذا يعني أن الوظيفة المصممة جيداً تؤدي إلى زيادة الإنتاجية وجودة العمل، بينما تؤدي أيضاً إلى زيادة الرضا الوظيفي، وانخفاض الغياب، وانخفاض دوران الموظفين.

يتبع تصميم الوظيفة تحليل الوظيفة، أي أنه الخطوة التالية بعد تحليل الوظيفة. ويهدف تصميم الوظيفة إلى تحديد وتنظيم المهام والواجبات والمسؤوليات لتحقيق أهداف معينة. كما أنه يحدد الأساليب والعلاقات الضرورية لنجاح وظيفة معينة. بعبارات أبسط، يشير إلى ماذا وكم وعدد وترتيب المهام للوظيفة / الوظائف.

المهام المدرجة في تصميم الوظيفة هي جميع المسؤوليات والعمل الذي يتعين على الموظف القيام به. وقد تشمل-

– المهام التي تم إنجازها
– الطرق التي يتم من خلالها إكمال المهام
– عدد المهام التي اكتملت
– الترتيب الذي يتم به إكمال المهام

إن تصميم الوظائف يحدد مسؤوليات الوظيفة بوضوح شديد ويساعد أيضاً في جذب المرشحين المناسبين إلى الوظيفة المناسبة. علاوة على ذلك، فإنه يجعل الوظيفة تبدو مثيرة للاهتمام ومتخصصة.

خصائص تصميم الوظيفة بطريقة جيدة

1. تتطلب قدر معتدل من الأنشطة العقلية
2. تتطلب قدر معتدل من القوة الجسدية
3. الاهتمام بالطاقة العضلية والعقلية للموظفين
4. تشجيع الشعور بالإنجاز وتقدير الذات
5. تقديم توازن في العمل الساكن والديناميكي
6. إعطاء شعور بالمساهمة والمشاركة للموظفين
7. إدراج التدريب للسماح للموظفين بإجادة المهام التي من المفترض أن يقوموا بها
8. تقديم جدول عمل – راحة فعال
9. إعطاء التغذية الراجعة للموظفين

المشكلات التي قد يحلها تصميم الوظائف

1. عبء العمل الزائد
2. عبء العمل الأقل من اللازم
3. تكرار المهام
4. العزلة في مكان العمل، و العزلة في مكان العمل هي نوع من العزلة الاجتماعية التي تحدث على وجه التحديد في مكان العمل نتيجة لعوامل مثل الفجوات بين الأجيال، أو بيئات العمل العشوائية أو ثقافات الشركة التي تصر على أن الصمت من ذهب.
5. عدم تحديد ساعات العمل بشكل واضح
6. عدم تحديد إجراءات العمل بشكل واضح
7. الفهم الضحل أو غير الفعال لعملية العمل بأكملها
8. القضايا المتعلقة بالتأخير في شغل الوظائف الشاغرة المختلفة

بعد فهم بعض الخصائص الأساسية لتصميم الوظائف، وفهم المشكلات التي قد يحلها تصميم الوظائف، دعونا نلقي نظرة على المبادئ التي ستبنى عليها الوظيفة المصممة جيدًا-

مبادئ تصميم الوظائف

دعونا نلقي نظرة على المبادئ الرئيسية لتصميم الوظائف:-

1. مبدأ التنوع Variety principle

يمكن أن يؤدي التنوع الكبير في الوظيفة إلى تحسين الاهتمام والتحدي والالتزام عند المكلف بأداء الوظيفة. وقد يؤدي القيام بنفس المهام المتكررة إلى القليل من التحدي، ويمكن أن يؤدي أيضاً إلى فقدان الاهتمام أو الشعور بعدم الرضا عند المكلفين بأداء المهام.

التنوع يعني أكثر من مجرد إضافة مهمة إضافية مماثلة. على سبيل المثال،معالجة أشكال مختلفة من نفس المهمة لن تجعل العمل ذا مغزى بسبب عدم وجود تحد إضافي. لذلك، قد يكون من المفيد دمج نوع آخر من الأنشطة ذات الصلة في الوظيفة.

وفي المقابل، يمكن أن يكون التنوع المفرط في الوظيفة محبطا ومصدرا للصراع وعدم الرضا. سيختلف القدر الأمثل من التنوع من شخص لآخر وسيعتمد على مستوى الوظيفة واحتياجات الوظيفة.

2. مبدأ المسؤولية Responsibility principle

يحتاج الأفراد إلى الشعور بالمسؤولية تجاه العمل الذي يقومون به، سواء بشكل فردي أو كجزء من فريق. يجب تحديد عملهم بوضوح حتى يتمكنوا من رؤية أنهم مسؤولون بشكل شخصي عن النتائج (النجاحات والإخفاقات) التي تحدث نتيجة لأفعالهم. إذا كانت المسؤوليات واضحة، فسيكون الموظف والمشرف عليه أكثر قدرة على معرفة ما إذا كان يتم تنفيذ المسؤوليات الوظيفة ام لا. يجب أن يكون الموظف قادراً على فهم أهمية العمل الذي يقوم به وأين يتلائم هذا العمل مع الغرض من المنظمة.

3. مبدأ الاستقلالية Autonomy principle

الاستقلالية تسير جنبا إلى جنب مع المسؤولية.الاستقلالية تعني إعطاء مجال أكبر للأفراد لتنظيم عملهم والتحكم فيه ضمن المعايير المحددة للوظيفة. سيحتاج الموظفين إلى بعض الحرية في إتخاذ بعض القرارات بمفردهم ضمن الإطار العام لوظيفتهم. على سبيل المثال، ان يكون للموظف بعض السلطة التقديرية على طريقة عمله من أجل تحقيق ما هو مطلوب منه.

4. مبدأ هوية المهمة Task identity principle

هوية المهمة يعني توضيح نقطة البداية ونقطة النهاية لإنجاز المهمة او الوظيفة، و إعطاء رؤية مستقبلية عن النتيجة النهائية، فهوية المهمة تقدم رؤية شاملة عن الوظيفة بأكملها دون عرض مكوناتها.

غالبًا ما يشعر الأفراد بالرضا بطريقة كبيرة عند القيام بعمل يتسم “بالكمال”. فمن المرجح أن يحدث هذا عندما يكون للمهمة أو الوظيفة إطار زمني محدد وبالتالي سيقوم الموظفون بالمهمة او الوظيفة بحماس أكبر وبشغف أكبر، ولذلك من الأشياء المحببة والمفضلة للغاية أن يرى الناس النتائج النهائية للعمل الذي قاموا بإنتاجه، إما بمفردهم أو كجزء من فريق.

5. مبدأ التغذية الراجعة Feedback principle

يدور هذا المبدأ حول فوائد مشاركة المعلومات حول كيفية عمل الموظف.

تلعب التغذية الراجعة دوراً أساسياً في تحفيز الموظفين وتوجيههم بشكل أكثر فعالية. من المفترض أن يشارك المديرون المباشرون التغذية الراجعة بصدق لتأسيس علاقة عمل مع الموظفين أو العمال.

يمكن أن يكون استخدام الاجتماعات الفردية لمناقشة أهداف العمل أحد الأمثلة على هذه العلاقة. يعتبر تضمين التغذية الراجعة في تصميم الوظائف فعالاً للغاية في إعلام الموظفين وتمكينهم من توجيه النمو.

6. مبدأ المشاركة Participation principle

يعد إشراك الموظفين جزءاً لا يتجزأ من عملية صنع القرار مبدأ مهمًا آخر لتصميم الوظائف بطريقة جيدة.

يحب بعض الموظفين أو العمال المشاركة في عمليات صنع القرار التي تؤثر بشكل مباشر على عملهم. حتى العمال أو الموظفين ذوي الخبرة يتوقعون دائماً أنه يجب أن يُطلب منهم أيضاً المساهمة، لأن خبراتهم تمثل أصولاً قيّمة للشركة.

ويمكن تشجيع مشاركة الموظفين من خلال الاجتماعات المؤسسية، والمناقشات المتخصصة في المواضيع على سبيل المثال.

7. مبدأ التقدير والدعم Recognition and support principle

يستمتع الموظفون بالعمل في الوظائف التي توليهم أهمية أيضاً.

ويعطي التصميم الجيد للوظائف الاحترام الذاتي للعمال من خلال دمج استراتيجيات لقبول الموظفين وتقديرهم من قبل المديرين والمشرفين والمالكين.

يعد الحصول على التقدير للقيام بعمل جيد عاملاً أساسياً لتحفيز الموظفين على العمل بجدية أكبر وأفضل في المرة القادمة. أيضاً، يعد تقديم الدعم عند الحاجة ودعم ثقافة العمل الجماعي جزءاً لا يتجزأ من الوظائف المصممة تصميماً جيداً.

دعم الموظفين وتقديرهم يضعف الشعور بالعزلة والاكتئاب عند القوى العاملة ويلعب دورًا مهماً في تحسين تحفيز الموظف ومشاركتهم والاحتفاظ به.

8. مبدأ بيئة العمل Recognition and support principle

توفر الوظائف المصممة جيداُ دائماُ بيئات عمل آمنة وصحية للعمال.

ويجب أن يكون مكان العمل محايدا وغير تمييزي وشاملا للجميع. كما يجب أن تكون بيئة العمل خالية من أنواع مختلفة من المضايقات ومخاطر السلامة.

بيئة العمل الجيدة مفيدة في تمكين القوى العاملة للعمل بحماس كامل دون أي سلبيات. ويجب دائماً دمج آلية مناسبة للتعامل مع أي تناقضات أو مشكلات أخرى في مكان العمل.

أهمية وفوائد تصميم الوظيفة

تصميم الوظيفة مهم للمنظمة لأداء الأنشطة التنظيمية بأكثر الطرق كفاءة وفعالية. يوفر تصميم الوظيفة المعلومات المطلوبة حول شاغل الوظيفة ويحدد أيضاَ طريقة أداء المهام. لذلك فإن تصميم الوظيفة مهم جدا للمؤسسة لما له من فوائد على النحو التالي:

1. التصميم التنظيمي

يحدد تصميم الوظيفة محتويات وإجراءات أداء المهمة في المنظمة. ومن ثم فهو يساعد في تصميم الهيكل التنظيمي. يتم تحديد الهيكل التنظيمي من خلال عملية تصميم الوظيفة. يلعب تصميم الوظيفة دوراً رئيسياً في تقييم حاجات ومتطلبات الهيكل التنظيمي. يحدد تصميم الوظيفة أيضاً الثقافة التنظيمية والمعايير والقيم التي يحتاج أعضاؤها إلى اتباعها لتحقيق الأهداف التنظيمية.

2. توظيف الموظف الكفء

تصميم الوظيفة هو طريقة منهجية لتوفير البيانات والمعلومات المتعلقة بالوظيفة مثل مهارات ومعرفة وقدرة شاغل الوظيفة على أداء المهام المطلوبة منه. على أساس المعلومات التي تم تقديمها عن طريق تصميم الوظيفة، يتم إعداد الوصف الوظيفي، مما يساعد علي العثور علي المرشح الأنسب للوظيفة. يوفر تصميم الوظيفة حجر الزاوية لاختيار الموظف المختص القادر على أداء المهمة بشكل جيد في المنظمة.

3. تحفيز الموظفين والتزامهم

يجعل تصميم الوظيفة العمل أكثر تشويقاً وتحدياً، مما يحفز الموظفين على تحقيق مستوى أعلى من الأداء. توفر الوظيفة الصعبة والمثيرة أجوراً أفضل للموظفين مما يلهمهم لأداء وظيفي أفضل. إلى جانب تصميم الوظيفة التحفيزية يجلب أيضاً تصميم الوظيفة درجة عالية من الالتزام تجاه الأهداف التنظيمية. هذا يساعد على زيادة الإنتاجية التنظيمية ورضا الموظفين في العمل.

4. التكيف البيئي

يتم تشغيل المنظمة في بيئة ديناميكية. ومن ثم، فإن أي تغيير في القوى البيئية يمكن أن يكون له تأثير مباشر على الأداء التنظيمي. لذلك، تحاول عملية تصميم الوظيفة معالجة التغيير الذي حدث في البيئة التنظيمية بطريقة منهجية.
يتم إعداد عملية تصميم الوظيفة وإعادة تصميمها بطريقة تتكيف مع التغيير في القوى البيئية.

5. علاقات العمل

يجلب تصميم الوظيفة المُعد جيداً علاقة متناغمة بين الموظفين والإدارة. من ناحية أخرى، يؤدي تصميم الوظائف السيئ الإعداد إلى شكاوى الموظفين، وزيادة معدل دوران الموظفين، وزيادة تغيب الموظفين والصراع داخل المنظمة

6. جودة الحياة العملية

تُفهم جودة الحياة العملية على أنها علاقة فعالة بين الموظفين وبيئة العمل التنظيمية. يؤدي تصميم الوظيفة المُعد بشكل صحيح إلى تحسين جودة الحياة العملية. من خلال التصميم الجيد لجداول العمل، يرى الناس مستقبلاً متنامياً في المنظمة يؤدي في النهاية إلى تحفيز كبير في العمل وتغيير إيجابي في أفكار الموظفين ومعتقداتهم. أخيراً، سيكون لهذه التغييرات تأثير مباشر على جودة الحياة العملية.

7. الإنتاجية التنظيمية

يحدد تصميم الوظيفة المحتويات وإجراءات العمل الخاصة بكيفية تنفيذ المهمة. هذا يؤدي إلى تغيير إيجابي في الأداء الوظيفي وتحليل الوظيفة. ونتيجة لذلك، سيتم تعزيز الإنتاجية التنظيمية من خلال أداء العمل الفعال.

استراتيجيات تصميم الوظائف

1. تبسيط الوظائف Job simplification

تبسيط الوظيفة يعني تقسيم الوظيفة إلى أجزاء فرعية أسهل نسبيًا بهدف تعزيز إنتاجية الفرد من خلال تقليل الجهود البدنية والعقلية المطلوبة لأداء وظيفة معقدة.

بمجرد تقسيم المهمة المعقدة إلى مهام أسهل نسبيًا، يتم تعيين كل مهمة للأفراد الذين يقومون بهذه المهام مرارًا وتكرارًا. من خلال فعل الشيء نفسه مرارًا وتكرارًا ، يكتسب الموظفون كفاءات في الوظائف المخصصة لهم ونتيجة لذلك، تزداد ربحية المنظمة.

في ظل استراتيجية تبسيط الوظائف، توفر المنظمة تكلفة التدريب، حيث يلزم مستوى منخفض جدًا من المهارات لأداء الوظائف المبسطة. وأيضًا، تزداد سرعة العمل، حيث يُطلب من الفرد أداء جزء صغير من الوظيفة الأكبر والمعقدة سابقًا.

ومع ذلك، من خلال أداء نفس المهمة مرارًا وتكرارًا، قد يشعر الموظفون بالملل وقد يقاومون الرتابة. وقد يؤدي هذا إلى زيادة في تغيب الموظف، والأخطاء والحوادث، وما إلى ذلك. ونتيجة لهذه العواقب السلبية، قد تتأثر الإنتاجية الكلية بشكل سلبي، وقد تتعرض المنظمة لخسائر ككل.

وبالتالي، لا يمكن لأي منظمة اللجوء إلى تبسيط الوظائف في كل مرة لجني الفوائد الاقتصادية. يجب أن تنظر في الظروف التنظيمية السائدة في وقت تصميم الوظيفة.

2. التدوير الوظيفي Job rotation

يُعرَّف التدوير الوظيفي أو ما يطلق عليه التناوب الوظيفي أو تدوير الموظفين على أنه هو أسلوب إداري يستخدم لنقل الموظف من وظيفة إلى أخرى من أجل جعله على دراية بجميع قطاعات المنظمة. والهدف من التدوير الوظيفي هو تعزيز الخبرة العملية للموظفين، لتدريبهم بشكل متنوع وتحسين رضاهم الوظيفي.

مقالة منفصلة التدوير الوظيفي – التعريف والأهمية والمميزات والعيوب وكيفية تنفيذه

3. إثراء الوظائف Job enrichment

يمكن تعريف الإثراء الوظيفي على أنه أسلوب لإعادة تصميم الوظيفة يتم فيه إضافة مهام أو مسؤوليات وظيفية إضافية إلى الدور الوظيفي للموظف مع توقع إزالة رتابة العمل. الإثراء الوظيفي هو طريقة عمودية لتوسيع الوظيفة حيث يتم منح الموظفين سلطة إضافية وسيطرة إضافية على العمل.

إثراء الوظائف هو أحد أكثر الأساليب فعالية التي تستخدمها الإدارة لكسر رتابة الوظائف للموظفين. باستخدام هذه التقنية، لن تقوم فقط الإدارة بإنجاز أعمال إضافية عن طريق الموظفين، بل تقوم أيضاً بإعدادهم لشغل وظائف أعلى مرتبة. إنها طريقة ممتازة لتدريب موظفيك من خلال عدم إنفاق فلس واحد.

في تقنيات الإثراء الوظيفي ، لا يتم تعيين مهام وظيفية اعتباطية للموظفين، بل يتم تجميع مهام الوظيفة المرتبطة ببعضها البعض وتعيينها إلى موظف واحد، و يتم زيادة المسؤوليات الوظيفية للموظفين في الاتجاه العمودي.

على سبيل المثال، يحق للموظفين إتخاذ قرارات تتخذها الإدارة العليا رسمياً ويتحكمون في الموظفين الذين يخضعون رسميًا لسيطرة الإدارة العليا. بهذه الطريقة، لا يتم مشاركة مسؤوليات الإدارة العليا فحسب، بل يتعلم الموظفون أيضاً مهارات جديدة. يساعد الإثراء الوظيفي في إقامة اتصال فعال بين الموظفين والإدارة.

مقالة منفصلة الإثراء الوظيفي – التعريف والخصائص والمميزات والعيوب

4. التوسع الوظيفي Job enlargement

توسيع الوظيفة هي عملية إضافة مسؤوليات وواجبات الي الوظيفة عن طريق توسيع نطاقها على نفس المستوى الوظيفي. وتتماشى طبيعة الواجبات المتزايدة مع المسؤوليات الحالية وفي أغلب الأحيان تكملها.

يتم توسيع نطاق الوصف الوظيفي لكي يغطي كلا من ملامح العمل القديمة والجديدة.وقد يعني مصطلح إضافة المسؤوليات والواجبات أن هذه المسؤوليات والواجبات قد تكون جديدة، أو قد يكون الموظف القائم قد قام بها سابقاً. والحقيقة الهامة التي تجدر الإشارة إليها هنا هي أن هذه المسؤوليات والواجبات”على نفس المستوى الوظيفي”.
وهذا يعني أن الموظفين الذين يعملون في مصنع قد يُعهد إليهم بتشغيل خط تجميع إضافي كجزء من توسيع الوظيفة، لكن لا يتم منحهم واجب إدارة فرع للشركة لأنه لن يكون على نفس المستوى الوظيفي. ويمكن أن يطلق علي توسيع الوظيفة أيضاً التوسع الأفقي لأنشطة العمل.

مقالة منفصلة التوسع الوظيفي – تعريفه وأهميته وأمثلة عليه والفرق بينه وبين إثراء الوظائف

مزايا تصميم الوظيفة

بعض مزايا تصميم الوظيفة الهامة هي كما يلي:

1. مدخلات الموظف

يتيح التصميم الجيد للوظيفة الحصول على تغذية راجعة جيدة للوظيفة.يتمتع الموظفون بخيار تغيير المهام وفقًا لاحتياجاتهم الشخصية والاجتماعية وعاداتهم وظروفهم في مكان العمل.

2. يمهد الطريق لتدريب الموظفين

التدريب إلزامي لأي منظمة. يؤكد تصميم الوظيفة الصحيح على تدريب الموظفين لجعلهم مثاليين للقيام بوظائفهم. يحتوي على مجال جيد للتدريب والتطوير .

3. العمل المنظم وساعات الراحة

حدد تصميم الوظيفة العمل وساعات الراحة لجميع أصحاب الوظائف. لا توجد فرصة لأي لبس فيما يتعلق بالعمل وساعات استراحة المنظمة. كل ذلك مذكور في تصميم الوظيفة. يتم تحديد جميع الساعات بوضوح وفقًا لملفات التعريف الوظيفية للموظفين.

4. يتيح لنا تصميم الوظيفة إجراء تعديلات وفقًا لملف تعريف الوظيفة.

تتطلب بعض ملفات تعريف الوظائف المزيد من الموارد البشرية ، والبعض الآخر لا يتطلب ذلك. يمكن لأصحاب العمل تعديل متطلبات عملهم وفقًا لاحتياجاتهم . يمكن أن يعمل هذا بكفاءة عالية لجميع أصحاب الوظائف حيث يمكنهم تقليل طاقتهم وتعظيمها وفقًا لمتطلباتهم.

فى النهاية آخر نقطة انت من ستضيفها فى التعليقات، شارك غيرك ولا تقرأ وترحل.