تعريف تحليل الوظيفة
تحليل الوظيفة هو أسلوب منهجي حيث يتعين عليك إجراء دراسة مفصلة للتعرف على تعقيدات متطلبات الوظيفة لتحسينها بالكامل. يتم إجراء تحليل الوظيفة من قبل محللي الوظائف الذين تم تدريبهم بشكل خاص على ذلك.
تتضمن عملية تحليل الوظيفة تحديد طبيعة الوظيفة والأدوار والواجبات والمسؤوليات العديدة التي تأتي معها جنباً إلى جنب مع المهارة والمؤهلات التي يحتاجها الموظف لأداء تلك الوظيفة المحددة على المستوى الأمثل.
يساعد تحليل الوظيفة على فهم المهام الهامة وكيفية إجرائها.
أهداف تحليل الوظيفة
أهداف تحليل الوظيفة هي كما يلي-
1. اختيار أفضل مرشح ممكن للوظيفة بعد مطابقة مواصفات الوظيفة مع مؤهلات موظف معين
2. جمع وتسجيل المعلومات المتعلقة بوظيفة معينة
3. استخدام البيانات المسجلة لتحديد المهارات والمعرفة اللازمة لهذه الوظيفة بالذات
4. وضع إجراء موحد لتحديد قيمة وظيفة معينة
5. تحديد خطط المكافآت والحوافز
6. التحقق من دقة المعلومات الوظيفية ذات الصلة
7. تحديد أفضل طريقة لأداء عمل معين
8. تحديث المعلومات المجمعة على فترات منتظمة
9. تحسين الرضا الوظيفي للموظفين
10. التعرف على أفضل طرق التدريب للموظفين
11. تطوير الأنظمة الخاصة بقياس الأداء
12. القضاء على التفاوتات في الأجور
مميزات تحليل الوظيفة
مزايا تحليل الوظيفة على النحو التالي:-
1. فهم واضح
يساعد تحليل الوظيفة الموظف في الحصول على صورة واضحة لدوره ومسؤوليته في الوظيفة. ونظراً لأن لديه فهم واضح لدوره ولمسؤوليته، فهو قادر على التركيز بشكل كامل والتكيف وفقاً للمتطلبات
2. المعلومات الأولية
يعطي تحليل الوظيفة للموظف جميع المعلومات ذات الصلة المتعلقة بوظيفته لجعل دوره سلساً. لدى الموظف الآن فكرة جيدة عن دوره بالإضافة إلى المخاطر المتعلقة بالوظيفة.
3. إجراء التغييرات
يساعد تحليل الوظيفة الموظف على معرفة وظيفته من الداخل إلى الخارج (قلباً وقالباً). لديه فهم أفضل للتغييرات التي يجب القيام بها للحصول على الاستفادة المثلى
4. تحديد المرتبات والأجور واليوميات المناسبة
يساعد تحليل الوظيفة الإدارة على تحديد المرتبات والأجور واليوميات المناسبة لوظائف معينة وفقاً للخصائص والمتطلبات اللازمة لهذا المنصب.
5. مجال أقل للتحيز
يحدد تحليل الوظيفة معدلات المرتبات والأجور واليوميات المناسبة بعد تقييم الوظيفة بدقة. فإمكانية تفضيل موظفين معينين و التحيز لهم ومحاباتهم ستكون أقل لأنه الوظيفة التي تم تصنيفها وليس الموظف.
6. الهيكل التنظيمي
هو تحليل الوظيفة الذي يساعد على إجراء تغييرات في الهيكل التنظيمي للشركة عن طريق حذف أو إضافة المهام المطلوبة من وظائف معينة.
7. شغل الوظيفة بالمرشح المناسب
أهم جزء في تحليل الوظيفة هو ملء الوظيفة الشاغرة بالمرشح المناسب. بمجرد أن يعطي التحليل للإدارة صورة واضحة للمهارات والخبرة المطلوبة لهذا المنصب المحدد، يصبح من الأسهل العثور على موظف يكون مناسب و كفء في هذا المنصب.
8. الترقيات والتنقلات
يساعد تحليل الوظيفة المدير في إجراء التنقلات وفقاً لمتطلبات الوظيفة عن طريق إرسال اسم المرشح المناسب الذي لديه المهارات اللازمة لملء هذا المنصب. وبالمثل، يتم تخصيص الترقيات للموظفين بناءً على تقييمهم من قبل محللي الوظائف.
9. يساعد في برامج التدريب والتطوير
يتم تقديم التدريب في تلك المجالات التي يجد المحللون أنها ضرورية للنمو العام للشركة؛ إن تحليل الوظيفة هو الذي يقرر متى يقدم التدريب ولمن.
كما أنها مسؤولة عن إيجاد المدرب الأنسب ونوع التدريب المطلوب للوظيفة.
10. الصحة والسلامة
يساعد تحليل الوظيفة في تحديد المخاطر المرتبطة بالوظيفة ويقدم معلومات للحفاظ على سلامة وصحة الموظفين في المؤسسة
عيوب تحليل الوظيفة
عيوب تحليل الوظيفة هي كما يلي-
1. محلل غير موضوعي
إنه تحد لمحلل الوظيفة أن يتجاهل تفضيلاته الشخصية فيما يتعلق بالأعمال التجارية أثناء تقييم المعلومات التي تم جمعها. في بعض الحالات، يسمح المحللون لما يحبونه وما يكرهونه بالتدخل في عملهم.
2. محلل غير مؤهل
من الضروري توظيف محلل وظائف مدرب لتحليل الوظائف. في بعض الأحيان توظف المؤسسات محللين غير مؤهلين يتمكنون في إفشال عملية تحليل الوظائف.
3. يتطلب الكثير من الجهد
تحليل الوظيفة هو إجراء يحتاج إلى مشاركة بشرية مستمرة ويتطلب الكثير من الجهد لأن جمع المعلومات وتحليلها عمل شاق
4. عملية تستغرق وقتا طويلا
يعد تحليل الوظيفة عملية تستغرق وقتاً طويلاً حيث تتطلب الكثير من الوقت لجمع المعلومات المطلوبة وتسجيلها وتحليلها
5. مصدر محدود
في معظم الحالات، يكون مصدر جمع المعلومات محدود وناقص، وبالتالي فهو يعيق عملية جمع البيانات
6. صعوبة تقدير القدرات العقلية
من المستحيل الحصول على فكرة واضحة عن القدرات العقلية مثل القدرة على التحمل والكفاءة والفكر وخصائص الموظف المحتمل الذي تبحث عنه في وظيفة معينة.
الخطوات التي ينطوي عليها تحليل الوظائف
تحليل الوظيفة هو إجراء لجمع معلومات مهمة فيما يتعلق بمنصب وظيفي معين، والخطوات التي ينبغي اتخاذها للقيام بذلك هي قدر الإمكان-
1. جمع المعلومات
تتمثل الخطوة الأولى في عملية تحليل الوظيفة هي جمع المعلومات التي ستكون مطلوبة أثناء تحليل وظيفة معينة. يمكن جمع المعلومات من خلال الاستبيان والملاحظة والمقابلات وما إلى ذلك.
2. مراجعة المعلومات الأساسية
الخطوة الثانية التي ينطوي عليها تحليل الوظيفة هي مراجعة المعلومات التي جمعتها لتقييم الوظيفة.
3. اختيار وظيفة تمثيلية
يعد تحليل كل وظيفة واحدة عملية تستغرق وقتاً طويلاً بالإضافة إلى كونها عملية مكلفة. ومن ثم يصبح من الضروري اختيار منصب يعمل كممثل للعينة. يقوم المحلل بتحليل هذة الوظيفة ويجعلها معياراً محدداً للوظائف الأخرى المماثلة
4. جمع البيانات
تتمثل الخطوة التالية في الحصول على البيانات الخاصة بوظيفة محددة وجمعها، على سبيل المثال، ظروف العمل وأنشطة الوظيفة والقدرة والسلوك المطلوب للموظف المحتمل.
5. تطوير الوصف الوظيفي
تتضمن هذه الخطوة وضع جدول زمني للوصف الوظيفي job description بمساعدة المعلومات والبيانات التي جمعها المحلل بالفعل. هذا الوصف الوظيفي عبارة عن بيان مكتوب يصف أنشطة ومسؤوليات الوظيفة بالإضافة إلى المخاطر المقدرة في تلك الوظيفة.
6. تطوير مواصفات شاغل الوظيفة
الخطوة الأخيرة في تحليل الوظيفة هي تطوير مواصفات شاغل الوظيفة. يتم إنشاء بيان المواصفات بطريقة مفصلة تبرز الحد الأدنى من المتطلبات لكل منصب.
كما أن مواصفات شاغل الوظيفة Job Specifications تركز على الخلفية الضرورية والمعرفة والسمات الشخصية والمهارات اللازمة لأداء تلك الوظيفة.
طرق تحليل الوظيفة
الطرق الأكثر شيوعًا لتحليل الوظيفة هي كما يلي:
1. طريقة المقابلة
في هذه الطريقة لتحليل الوظيفة يتم إجراء مقابلة مع كل موظف في الشركة. تساعد المعلومات التي يتم جمعها المنظمة في فهم حالات عدم الأمان والمشاكل والشكوك التي يواجهها الموظف في الوظيفة. من الممكن الآن تقليل الأخطاء.
2. طريقة الاستبيان
في طريقة الاستبيان لتحليل الوظيفة ، يُطلب من الموظفين ملء استبيان محدد. يساعد هذا في جمع البيانات التي من شأنها أن تساعد في إجراء التغييرات اللازمة لمناصب وظيفية محددة.
3. طريقة المراقبة
تعتبر طريقة المراقبة واحدة من أكثر طرق تحليل الوظائف شيوعاً. يراقب المحلل الموظف ويقوم بتدوين المهام التي يتم القيام بها بالإضافة إلى المهام التي لم يتم تنفيذها.
نظرًا لأن لكل محلل وجهة نظر وأساليب قياس مختلفة، فإن التحليل أيضاً عرضة لإبداءات الإعجاب وعدم الإعجاب والتحيز الشخصي للمحلل.
4. سجل الأرشيف
من أهم البيانات للإدارة هو سجل الأرشيف الذي يحتفظ به الموظف. إنه واسع النظاق بطبيعته لأنه يقدم وصفاً تفصيلياً لأنشطة الموظقين اليومية جنباً إلى جنب مع معلومات حول الملف الشخصي الوظيفي السابق والمؤهلات التعليمية، وبالتالي يقدم فكرة عادلة عن شخصيتهم والواجبات المرتبطة بمنصبهم. ويصبح من السهل فهم مستوى الكفاءة الأساسي للموظف.
فى النهاية آخر نقطة انت من ستضيفها فى التعليقات، شارك غيرك ولا تقرأ وترحل.
