التقارير الرسمية لها وظائف مهمة في مساعدة المديرين على اتخاذ القرارات. و يمكن أن يكون لهذه المستندات مجموعة متنوعة من الأغراض حسب احتياجاتك ومجال عملك. فتعلم كيفية كتابة تقرير عمل رسمي يمكن أن يساعدك على التطور المهني.
في هذه المقالة، نوضح تعريف تقرير العمل الرسمي، وأنواعه، وكيفية كتابة التقرير وتقديم نموذج لتقرير العمل حتى تتضح الصورة لديك.
ما هو تقرير العمل الرسمي؟
تقرير العمل الرسمي هو وثيقة رسمية تحتوي على بيانات وأبحاث ومعلومات وتفاصيل أخرى ضرورية لمساعدة صانعي القرار على تشكيل الخطط والأهداف لمساعدة الشركة. فبحسب الموضوع، يمكن أن يتكون تقرير العمل الرسمي من عدة صفحات ويتضمن بيانات ومعلومات شاملة.
أنواع تقرير العمل الرسمي
فيما يلي بعض الأنواع الأكثر شيوعًا لتقارير العمل الرسمية، والمُحددة حسب الغرض:
1. تقرير المسوغات / التوصيات Justification/recommendation report
يمكنك استخدام هذا التقرير لاقتراح فكرة للإدارة. سيتضمن التقرير أقسامًا مثل المخاطر والتكاليف والفوائد. مثال على هذا النوع من التقارير هو اقتراح شراء آلة لمكان عملك. لإقناع صانع القرار بشراء تلك الألة، عليك إنشاء هذا التقرير لتقديم حجة مقنعة.
2. تقرير استقصائي Investigative report
يمكن أن يعرض هذا التقرير المخاطر المحتملة لفرصة معينة. هذا التقرير مفيد لأصحاب الأعمال لتوقع أي مشكلات تتعلق بإجراء استثمار أو عملية شراء. يمكنك أيضًا إنشاء تقرير عمل رسمي لتحليل الاندماج المقترح.
3. تقرير الإلتزام Compliance report
يتم استخدام هذا التقرير عندما تريد المنظمة إظهار المساءلة accountability وإنشاء تقرير الامتثال. إنه تقرير يسمح للمؤسسة بإثبات أنها تتبع اللوائح وأنها تنفق الأموال بشكل صحيح. على سبيل المثال ، يمكن للمحاسب كتابة تقرير الامتثال لإظهار أن الشركة تتبع القوانين الفيدرالية فيما يتعلق بالإنفاق.
4. تقرير الجدوى Feasibility report
عندما تحتاج إلى تحليل نتائج فكرة مقترحة، يمكنك استخدام هذا التقرير. يمكن أن يغطي التقرير المشاكل المحتملة والتكاليف المرتبطة وفوائد الفكرة. باستخدام هذا التقرير، يمكنك تحديد ما إذا كان الاقتراح سيكون مربحًا، وما إذا كان الموعد النهائي ممكنًا وإذا كانت هناك فرصة لتجاوز الميزانية.
5. تقرير الدراسات البحثية Research studies report
يساعدك هذا التقرير في تحليل مشكلة. وسيتضمن التقرير توصيات لحل المشاكل.
6. تقرير دوري Periodic report
يساعد هذا التقرير المنظمة على تحسين منتجاتها أو خدماتها أو عملياتها أو سياساتها. يمكن أن يتضمن التقرير أشياء مثل معلومات الربح والخسارة أو قد يفحص الكفاءة. على سبيل المثال، سيكون لمتجر البيع بالتجزئة تقرير شهري عن مبيعاته.
7. تقرير الوضع Situational report
لمناقشة موضوع معين، مثل المعلومات من مؤتمر ، استخدم تقرير الموقف.
8. تقرير المقياس Yardstick report
يمكنك استخدام هذا التقرير لتقديم عدة حلول كخيارات لحالة معينة.
كيفية كتابة تقرير عمل رسمي
اتبع هذا الدليل المفصل خطوة بخطوة لإنشاء تقرير عمل احترافي:
1. خطط قبل أن تكتب
تعامل مع تقرير الأعمال الرسمي كما تتعامل مع المشروع. قبل أن تبدأ في تجميع البحث وتدوين الأقسام ، خطط بالضبط لما تريد تحقيقه. عند القيام بذلك، سيكون لديك فرصة أفضل لإنشاء تقرير بأسلوب واضح وبسيط.
2. تحقق من وجود تنسيق داخلي
قد يكون لدى الشركة التي تعمل بها بالفعل تنسيق محدد لتقارير الأعمال الرسمية. تحقق من كتيب شركتك company handbook أو اسأل الشخص الذي يريد التقرير لمعرفة ما إذا كان هناك تنسيق معين يجب عليك استخدامه. سيساعد استخدام التنسيق المحدد في جعل تقريرك يبدو أكثر احترافية.
3. أضف عنوانًا
قد تحصل على عنوان التقرير من الشخص او الجهة التي طلبت كتابة التقرير أو يمكنك كتابته بنفسك. تأكد من أن العنوان واضح ومرئي في بداية التقرير. يجب عليك أيضًا إضافة اسمك وأسماء الآخرين الذين عملوا على التقرير وتاريخ كتابته.
4. اكتب جدول محتويات
يجب أن تتبع صفحة جدول المحتويات صفحة العنوان والمؤلفين. تعد صفحة جدول المحتويات ضرورية لتقرير رسمي طويل ومعقد. على الرغم من أن هذه الصفحة تأتي في بداية التقرير ، إلا أنه يجب كتابتها أخيرًا عند الانتهاء من التقرير. اكتب عناوين الأقسام تمامًا كما تظهر في كل قسم من التقرير وتأكد من تطابق أرقام الصفحات أيضًا.
5. أضف ملخصًا أو موجزاً
يلخص الملخص النقاط الرئيسية لتقرير الأعمال الرسمي. قد يكون من المفيد للقارئ أن يكون لديه هذا القسم ، لكنه ليس إلزاميًا، خاصة إذا كان تقريرك قصيرًا. و من الأفضل أن تسأل الشخص الذي طلب تقرير العمل عما إذا كان يفضل وجود ملخص للتقرير. وعلى الرغم من أن الملخص يأتي في بداية التقرير، إلا أنه يجب عليك كتابته أخيرًا، مع صفحة المحتويا ، بحيث يمكنك تضمين ملاحظات من الاستنتاجات والتوصيات التي ستقوم بكتابتها فى التقرير.
يجب أن يخبر الملخص القارئ عن النتائج التي توصلت إليها اعتماداً على نقاط من استنتاجاتك التي كتبتها فى التقرير. ومن المهم أيضًا إلقاء نظرة عامة موجزة على ما سيجده القارئ في التقرير. فقد يكون لدى مديرك الوقت الكافي فقط لقراءة ملخص التقرير، لذلك يجب أن يتم وصف النقاط الرئيسية الموجودة في التقرير.
6. اكتب مقدمة
سيوضح هذا القسم سبب كتابة التقرير بالتفصيل. يجب أن تتناول المقدمة الغرض من التقرير ومعلومات أساسية عن الموضوع الذي تكتب عنه. قم بتضمين أي تعريفات ولخص الحجة الرئيسية.
7. حدد منهجيتك
يجب أن يشرح قسم المنهجية methodology للقارئ طرق البحث التي اخترتها لإنشاء هذا التقرير ، مثل استخدام طريقة نوعية أو طريقة كمية أو مزيج من كليهما. يجب أن يكون هناك مبررًا واضحًا لسبب اختيارك لاستخدام طرق معينة.
8. اعرض النتائج التي توصلت إليها
هذا القسم هو المكان الذي يجب أن تقدم فيه نتائج بحثك. من المهم تقديم نتائجك بشكل منطقي وموجز مع التأكد من تضمين معلومات كافية لإثبات أنك بحثت في الأمر بدقة.
تتمثل إحدى طرق تسهيل قراءة النتائج في استخدام العناوين الرئيسية والعناوين الفرعية والترقيم لتنظيم كل شيء. يمكنك اختيار عرض النتائج الخاصة بك على شكل قائمة نقطية bullet points أو بمساعدة جدول. يمكنك أيضًا اختيار عرض النتائج التي توصلت إليها مع الرسوم التوضيحية والرسومات – مثل الرسوم البيانية – ولكن تأكد من أن هذه الرسومات مناسبة للتقرير.
9. اختتم بخاتمة وتوصيات
في هذا القسم، ستقدم تقييمك للنتائج، ثم تقدم توصيات للعمل. فإذا أضفت أي أهداف، فيجب عليك إضافة معايير محددة تقيس تقدمك نحو تحقيق الأهداف. يجب أن يخبر كل هدف أو اسلوب أو خيار مقترح القارئ كيف سيؤثر على المنظمة.
10. إضافة المراجع والتذييلات
قم بتضمين جميع المصادر التي استخدمتها لكتابة التقرير. يمكن أن يشمل ذلك المجلات الدورية periodicals أو المقالات أو الكتب الموجودة علي الانترنت. قم بترتيب المصادر في قائمة أبجدياً. و يمكنك أيضًا تضمين جميع المواد التي تدعم التقرير، وقد تشمل هذه المواد الاستبيانات والخرائط والملاحظات والملخصات والمخططات والجداول والرسوم التوضيحية وغيرها. قم بتسمية كل ملاحظة وخريطة ووثائق أخرى بحرف بحيث يمكنك الرجوع إليها بوضوح في التقرير.
11. تدقيق
بمجرد الانتهاء من كتابة التقرير الخاص بك، قم بمراجعته للتأكد من خلوه من أي أخطاء نحوية أو إملائية، مما سيجعل تقريرك أكثر مصداقية. علاوة على ذلك، كن واضحًا ومختصرًا عند الكتابة. تجنب الكلمات المعقدة واللغة العامية. ومن المقبول استخدام المصطلحات الفنية المناسبة للصناعة التي تعمل بها ولكن تجنب الإفراط في استخدامها. وتأكد من أن الكتابة تتدفق من قسم إلى آخر من أقسام التقرير، خصوصاً إذا كان هناك أكثر من مؤلف واحد في التقرير.
نموذج تقرير عمل رسمي
إليك نموذج تقرير عمل رسمي يمكنك مراجعته كدليل:
تقرير عن معدل دوران الموظفين في شركة GHS
تم تقديم التقرير في 8 أغسطس 2019
المقدمة
طلب مدير الموارد البشرية هذا التقرير لفحص معدل دوران الموظفين المرتفع في شركة GHS. تم جمع المعلومات الواردة في هذا التقرير من قبل أعضاء قسم الموارد البشرية على مدى ثلاثة أشهر. قام الفريق المكون من خمسة أعضاء بتحليل السجلات الإدارية وظروف العمل، بالإضافة إلى الموظفين الذين تمت مقابلتهم. في هذا التقرير، تم تقديم توصيات لتقليل معدل الدوران المرتفع بين الموظفين العاملين في GHS Corporation.
المعلومات الأساسية
تعمل شركة GHS منذ 10 سنوات. توظف 200 شخص، فمع تكليف معظم موظفي الشركة برسوم معالجة عملاء التأمين. على الرغم من العمل في منطقة تعاني من بطالة كبيرة ، إلا أن حجم المبيعات السنوي يتراوح بين 60 إلى 65٪ كل عام.
الاكتشافات
كانت المشكلة الأكثر أهمية التي وجدها فريق الموارد البشرية عند إجراء مقابلات مع الموظفين هي نقص الدعم للأمهات الجدد اللائي يحتجن إلى خدمات رعاية الأطفال ليتمكنوا من القدوم إلى العمل. ذكر الموظفون إحباطهم من عدم وجود نظام رعاية أطفال داخلي يمكن أن يساعدهم على مواصلة العمل.
هناك مشكلة أخرى ذكرها الموظفون وهي نقص التواصل بين الموظفين والإدارة العليا. وأعربوا عن قلقهم بشأن تلقي تعليمات غير متسقة ومتأخرة. شاركوا كيف أنهم لا يعرفون أهداف العمل الرئيسية التي أدت بهم إلى فقدان الاهتمام بالشركة ووظائفهم.
الاستنتاجات
كانت المشكلات الرئيسية التي وجدناها كما يلي:
1. عدم وجود دعم للأمهات الجدد فيما يتعلق برعاية الأطفال
2. قلة التواصل بين الموظفين والإدارة العليا
التوصيات
لمعالجة هاتين المسألتين الرئيسيتين، نوصي باتخاذ الخطوات التالية:
1. يمكن إنشاء مركز رعاية أطفال داخلي، مما يشجع الأمهات على العودة إلى العمل.
2. على كل قسم اختيار موظف كسفير لتمثيل مصالح الموظفين في اجتماعات الإدارة. و يمكن لهذا الموظف التعبير عن مخاوفه ونقل النتائج إلى الموظفين لزيادة المشاركة.
فى النهاية آخر نقطة انت من ستضيفها فى التعليقات، شارك غيرك ولا تقرأ وترحل.
