لا يعرف الكثير من الناس الفرق بين وظائف الإدارة ووظائف المنظمة، ولذلك قد خصصنا هذه المقالة لتلك المهمة، ولقد قمنا بتبيين ذلك الفرق ووضحنا التكامل بين وظائف الإدارة ووظائف المنظمة.
تعريف الإدارة
الإدارة هى وظيفة تنفيذ الأعمال عن طريق الآخرين باستخدام التخطيط و التنظيم و التوجيه و الرقابة ، وذلك من أجل تحقيق أهداف المنظمة بكفاءة وفاعلية ، مع مراعاة المؤثرات الداخلية والخارجية.
مقالة ذات صلة:- ما هي الإدارة؟ – تعريف الإدارة وأهميتها ووظائفها ومستوياتها
وظائف الإدارة
وكما اتضح من تعريف الإدارة أن هناك أربع وظائف أساسية تمارسها الإدارة ويطلق عليها العملية الإدارية (عناصر الإدارة) وهي التخطيط و التنظيم و التوجيه و الرقابة . ويجب ان تفكر في الوظائف الأساسية الأربع للإدارة باعتبارها المسؤوليات الأساسية الأربع التي يجب على كل قائد الوفاء بها.
مقالة ذات صلة: وظائف الإدارة – التخطيط و التنظيم و التوجيه و الرقابة بالتفصيل
تعريف المنظمة
من هذا المنطلق يمكن تعريف المنظمة Organization بأنها(وحدة إجتماعية هادفة ذات تكوين إنساني منظم ومنسق بإرادة و وعى يتفاعل فيها الأفراد والجماعات ضمن حدود معينة نسبياً من أجل تحقيق أهداف مشتركة تخدم البيئة الخارجية المحيطة بها).
كما عرف المفكر ليترر المنظمة بأنها ( المنظمة وجود اجتماعي طور من قبل الأفراد، لتحقيق أشياء لا يمكن تحقيقها بغير ذلك، وهى تأخذ أفراداً متنوعين، ومعرفة (فكر)، ومواد أولية، وتضعهم في هيكل ونظام ليعبر عن وحدة متكاملة).
كما تعرف المنظمة بأنها ( وحدة اجتماعية تتكون من مجموعة الأفراد الذين يعملون معاً لتحقيق مجموعة الأهداف المنشودة بعلاقات اجتماعية داخل المنظمة بهدف تحقيق الأهداف المسطرة (الأهداف التنظيمية)).
كما يمكن تعريف بالمنظمات بأنها “تلك المؤسسات التي تنتمي إليها وتهدف الى تقديم نفع وقيمة جديدة، كالمصانع والبنوك والشركات والمصالح الحكومية والمستشفيات”.
او المنظمة هي عبارة عن جماعات رسمية تشتمل على النشاطات البشرية والموارد ورأس المال والمعلومات بهدف تقديم شيئاً له قيمة اجتماعية.
او المنظمة هي مجموعة العمليات التي تسمح بتوليد هياكل تنظيمية تساعد الأفراد علي التعاون جماعياً وبفاعلية بهدف تحقيق الأهداف الموضوعة و المسطرة.
مقالة ذات صلة: المنظمة: التعريف، السمات،الخصائص، الأنواع، الأهمية، الأهداف
وظائف المنظمة
الوظائف الرئيسية للمنظمة هي وظائف ( الإنتاج – التسويق – التمويل ) والوظائف المساعدة للمنظمة هي وظائف ( الأفراد – الشئون قانونية – العلاقات العامة … الخ) وأن تحقيق أهداف المنظمة يتوقف على فاعلية قيامها بأداء هذه الوظائف وللعلم الوظائف الرئيسية للمنظمة لها ارتباط مباشر بتحقيق أهداف المنظمة وعدم ممارسة أي وظيفة من هذه الوظائف يؤدي إلي عدم تحقيق الأهداف، فبدون التمويل لا يمكن أن يتحقق الإنتاج وبدون التسويق لا يمكن تصريف الإنتاج.
كما أن هناك درجة كبيرة من التكامل بين هذه الوظائف، بمعنى أن ممارسة كل وظيفة لا يمكن أن تتم بشكل مستقل وبمعزل عن ممارسة الوظائف الأخرى، ولا يمكن أن يبدأ الإنتاج ويتم الإنتاج متجاهلاً المعلومات التسويقية. فيجب ان يكون هناك إنتاج بالمعلومات التسويقية الخاصة بنوع المنتج المطلوب وكمية الطلب حتى لا تقوم وظيفة الإنتاج بإنتاج منتج يكون مصيره إلي المخازن للأبد. وبالتالي إذا لم يكن هناك توافق وتكامل بين التسويق والإنتاج ستتعقد وظيفة التسويق وتواجه الشركة مشكلات تسويقية في تصريف الإنتاج.
هل يمكن لوظيفة التمويل أن تعمل بشكل مستقل ومنعزل عن الوظائف الأخرى؟، كيف تقوم وظيفة التمويل بتحديد مقدار المال المطلوب وكذلك التوقيت المطلوب فيه هذا المال؟، فلابد من الحصول على معلومات عن الإنتاج واحتياجاته المالية، و لابد من الحصول على معلومات عن التسويق واحتياجاته المالية للإنفاق على الحملات الإعلانية، أجور مندوبي البيع، مصاريف نقل المبيعات .. وهكذا.
مقالة ذات صلة: وظائف المنظمة – الوظائف الرئيسية والوظائف الثانوية للمنظمة
العلاقة بين وظائف الإدارة ووظائف المنظمة
السؤال الذي يطرح نفسه الآن .. هل هناك علاقة بين وظائف الإدارة ووظائف المنظمة خصوصا أن هذه الوظائف جميعا يتم ممارستها داخل منظمة واحدة؟، في الحقيقة لا يجب أن نتصور أن هناك وظائف للإدارة ووظائف للمنظمة وإنما لكل وظيفة من وظائف المنظمة شقان:
الأول : شق إداري.
الثاني : شق فني متخصص.
ففي وظيفة الإنتاج يتم تطبيق مكونات العملية الإدارية (وظائف الإدارة) من تخطيط للإنتاج (تحديد أهداف الإنتاج – تحديد أنواع وكميات الإنتاج – إعداد برامج الإنتاج – إعداد جداول التشغيل – إعداد خطط الصيانة). وأيضا يتم تطبيق الوظيفة الإدارية الخاصة بالتنظيم في وظيفة الإنتاج ويسمي ذلك تنظيم الإنتاج من حيث توزيع العمل على أقسام الإنتاج، تحديد مسئوليات أقسام الإنتاج، تحديد السلطة اللازمة لأقسام الإنتاج حتى نتمكن من تنفيذ خطط الإنتاج.
وأيضاً يتم تطبيق الوظيفة الإدارية الخاصة بالتوجيه في وظيفة الإنتاج من حيث تبليغ أقسام الإنتاج بمسئولياتهم وسلطاتهم، قيادة فرق الإنتاج نحو الهدف، تحفيز العاملين في أقسام الإنتاج لبذل أقصى طاقاتهم. أيضا يتم تطبيق الوظيفة الإدارية الخاصة بالرقابة في وظيفة الإنتاج من حيث تحديد معايير الرقابة (معدلات الإنتاج، نسب الإنتاج المعيب ، …. الخ) ثم كشف الانحرافات بين الإنتاج المخطط والإنتاج الذي تحقق فعلاً وتحديد أسباب الانحرافات وتقديم التوصيات اللازمة بخصوصها.
نفس الكلام ينطبق على ممارسة وظائف الإدارة في وظيفة التسويق، فهناك تخطيط التسويق الذي يشمل أبحاث ودراسات السوق، ووضع البرامج التسويقية، ووضع البرامج البيعية ثم تنظيم التسويق من حيث تحديد المناطق البيعية لمندوبي البيع وتحديد المسئوليات البيعية وكذلك السلطة اللازمة لهم. وهناك توجيه التسويق وكذلك الرقابة على التسويق.
العلاقة بين وظائف المنظمة و البيئة
تعمل المنظمة في بيئة تتميز بالتغيير وعدم الثابت من وقت لآخر . هناك البيئة المحلية والبيئة القومية والبيئة الإقليمية والبيئة الدولية ومن الضروري أن تتعرف المنظمة على حدود البيئة التي تعمل فيها وأن تراقب هذه البيئة وأن تحدث تغييراً في مجالاتها الوظيفية لكي تحقق درجة عالية من التوافق مع البيئة.
تعد البيئة المحلية لمصنع الملابس الجاهزة في محافظة الجيزة بمصر هي نفسها بيئة محافظة الجيزة والمحافظات القريبة جداً منها مثل محافظة القاهرة ومحافظة الفيوم بمصر، و من هذه البيئة تحصل المنظمة على القوة العاملة، و على الأموال و على العملاء وعلى الموردين. ولهذا المصنع تعتبر بيئة جمهورية مصر العربية هي البيئة القومية National، فمنها يحصل المصنع على القوانين والتعليمات الخاصة بتسيير أمور المصنع، ومنها يتم تحديد أسعار البيع، وتحديد أجور العمال وعدد ساعات العمل ….الخ.
يعد إقليم الشرق الأوسط ( الدول العربية والدول الأفريقية الملاصقة ) هي البيئة الإقليمية Regional لهذا المصنع. فإلى هذه المناطق يقوم المصنع بتصدير جزء من منتجاته. ويعد المجتمع الدولي International مثلاً أمريكا البيئة الدولية لهذا المصنع منها يحصل على المعدات والآلات اللازمة للإنتاج وعند حدوث تغير في تكنولوجيا الإنتاج فإن هذا المصنع في محافظة الجيزة بمصر لابد من أن يقوم بإحداث تغيير في وظائف الإنتاج لكي يحقق التوافق مع البيئة الدولية.
المقصود بالبيئة هنا الجوانب القانونية، السياسية، الاقتصادية، الثقافية، الاجتماعية، الفنية، التكنولوجية، البنية الأساسية، التقاليد، الحضارات، الأعراف، وهكذا. فلا يعقل أن تنشأ منظمة متجاهلة للظروف البيئية ولا يمكن لمنظمة أن يكتب لها الاستمرار والنجاح والنمو بدون تحقيق التكامل والتوافق مع البيئة. لذا عندما يحدث تغير في الظروف البيئية لابد من أن يعاد النظر في الوظائف التي تمارسها المنظمة حتى يتحقق التوافق البيئي. فعندما تظهر تكنولوجيا جديدة لإنتاج الملابس الجاهزة فلابد على مصنع الملابس الجاهزة أن يستفيد من ذلك لتطوير أداء الإنتاج.
إذا حدث تغير في الظروف الاجتماعية أدت إلي ظهور رغبات وحاجات جديدة في المجتمع فتصبح هناك حاجة إلي سلع وخدمات جديدة فلابد لهذا المصنع من أن يقوم بتعديل برامجه الإنتاجية والتسويقية و التمويلية حتى يمكنه أن يتواءم وتوافق باستمرار مع البيئة. ومن هنا لابد من أن يكون هناك تكامل بين وظائف المنظمة والظروف البيئية التي تعمل فيها لكي نضمن استمرار ونمو المنظمة .
مقالة ذات صلة: البيئة التنظيمية: تعريفها، أنواعها، تحليلها
الفرق بين وظائف الإدارة ووظائف المنظمة ؟
يمكن تصوير جدول كما يلي يبين التكامل بين الوظائف الإدارية ووظائف المنظمة .
وظائف الإدارة
الإنتاج
تسويقتمـويل أفرادالتخطيط– وضع برامج لإنتاج إعدادجداول التشغيل الخ– إعداد الخطة البيعية– تقدير الاحتياجات المالية
– إعداد الموازنة– تخطيط القوى العاملة
– إعداد خطة الأجور الخالتنظيم– توزيع العمل على أقسام الإنتاج
– تحديد السلطة والمسئولية الخ– تحديد المناطق البيعية لمندوبي البيع
– تحديد سلطات ومسئوليات رجال البيع– تحديد الأقسام المالية
– تحديد الاختصاصات المالية– تحديد الاختصاصات
– الأقسام المختلفة تدريب تعيين ، أجور الخالتوجيه– تبليغ العاملين في الإنتاج بمهامهم
– تحفيز العاملين – تبليغ مندوبي البيع بالأهداف البيعية
– نظم حوافز رجال البيع – قيادة فريق التمويل وتحفيزه – قيادة فرق عمل في مجال
الأفراد وتحفيزهم الرقابة – مراقبة الإنتاج – مراقبة التسويق – الرقابة المالية الرقابة على الأفراد
يلاحظ مما سبق أن :
– هناك تكاملا بين وظائف الإدارة من تخطيط وتنظيم وتوجيه ورقابة.
– هناك تكاملا بين وظائف المنظمة من إنتاج ، تسويق ، تمويل ، أفراد.
– هناك تكاملا بين وظائف المنظمة والبيئة التي تعمل فيها.
– هناك تكاملا بين وظائف الإدارة ووظائف المنظمة.
التكامل بين الوظائف الرئيسية للمنظمة
وبعد استعراض الوظائف الضرورية الأساسية للمنظمة (الإنتاج والتمويل والتسويق) لكي تنشأ وتنمو وتبقى وتستمر وتنجح فإن السؤال الذي يطرح نفسه الآن إلي أي حد تعتبر هذه الوظائف متكاملة أم أنها وظائف مستقلة. هل تعمل وظيفة الإنتاج في اتجاه و وظيفة التسويق في اتجاه آخر أو أن هناك ارتباطاً وتكاملاً بين هذه الوظائف؟.
بديهي أن وظيفة الإنتاج لا تستطيع أن تبدأ في إنتاج أي منتج إلا إذا جاء إليها الضوء الأخضر من وظيفة التسويق، هل يمكن لوظيفة الإنتاج أن تتجاهل توصيات وظيفة التسويق؟، لابد من أن يكون هناك تكامل بين الإنتاج والتسويق وهذا التكامل في شكل تدفق معلومات التسويق للإنتاج وكذلك معلومات الإنتاج للتسويق.
وتأتي وظيفة التمويل لكي تكتمل الحلقة الأساسية فمن الإنتاج يمكن للوظيفة المالية أن تقوم بتقدير الاحتياجات المالية من حيث مقدار المال المطلوب؟، ومتى نحتاج لهذا المال؟، وكذلك المدة الزمنية الخاصة باحتياج هذا المال. ومن وظيفة التسويق تحصل وظيفة التمويل على بيان عن الإيرادات المتوقعة من حيث مقدار هذه الإيرادات ومتى ستتحقق حتى يمكنها عمل الموازنة للمواءمة بين الإيرادات المتوقعة والنفقات المتوقعة.
وبالتالي لا يمكن أن تعمل وظيفة الإنتاج بشكل مستقل عن التسويق والتمويل بل إن درجة نجاح المنظمة تتوقف على التفاعل والتكامل بين هذه الوظائف الثلاث.
فى النهاية آخر نقطة انت من ستضيفها فى التعليقات، شارك غيرك ولا تقرأ وترحل.
