على الرغم من أن التغذية الراجعة جزء مهم من التواصل الفعال في مكان العمل، لا يعرف الكثير منا كيفية التعامل مع التغذية الراجعة بطريقة بناءة. فمعرفة كيفية تقديم تغذية راجعة مفيدة هي مهارة يمكنك تطويرها.
سواء كنت مديراً يقدم التغذية الراجعة للموظفين، أو زميل عمل يقدم تغذية راجعة إلى زميل عمل آخر، أو عضو فريق يقدم تغذية راجعة إلى مدير، فإن هذه النصائح العشرين ستساعدك على تقديم التغذية الراجعة بشكل فعال.
تعريف التغذية الراجعة (التغذية المرتدة Feedback)
يتم تعريف التغذية الراجعة (التغذية المرتدة Feedback) على أنها المعلومات المفيدة أو النقد أو المراجعة حول نشاط أو أداء أو سلوك سابق لفرد أو شركة أو منظمة، لذلك يمكن لمتلقي التغذية الراجعة تعديل وتحسين أدائهم أو سلوكهم أو أنشطتهم.
تحدث التغذية الراجعة عندما يعطي الفرد أو البيئة أو النظام system رد فعله على نشاط ما، على سبيل المثال، عندما يقدم العملاء ملاحظات، فهذا رد فعلهم على منتج أو خدمة من الشركة.
مقالة منفصلة التغذية الراجعة -تعريفها وأهميتها وأنواعها وكيفية تقديمها
11 نصيحة لتقديم التغذية الراجعة بشكل فعال
بغض النظر عن نوع التغذية الراجعة التي تقدمها، هناك 11 نصيحة يجب وضعها في الاعتبار عند تقديم التغذية الراجعة لكي تقلل سوء التواصل أو ردود الفعل السلبية المحتملة. لا يعني اتباع هذه النصائح أن تقديم التغذية الراجعة سيكون سهلاً – نتمنى! – ولكن هذه النصائح تضعك على طريق النجاح عند تقديم التغذية الراجعة.
1. افعل ذلك على انفراد
الأكثر أهمية، هو أن تتأكد من تقديم التغذية الراجعة دائماً على انفراد. يمكن أن تتحول التغذية الراجعة العامة بسرعة إلى تغذية راجعة سلبية، حتى لو لم تكن هذه نيتك.
إذا كنت لا تقابل الشخص الذي تريد تقديم التغذية الراجعة له بانتظام، فاسأله عما إذا كان لديه بعض الوقت للتحدث. وكلما كان ممكناً، قم بالإشارة إلى المواضيع التي سوف تتحدث بها حتى يأتي الشخص إلى الاجتماع مستعداً قدر الإمكان. على سبيل المثال ، قد تقول “هل لديك 15 دقيقة للتحدث حول عرض الأسعار بالأمس؟”
2. كن في الوقت المناسب
الهدف من التغذية الراجعة هو مساعدة الشخص الآخر على التحسن. للقيام بذلك، تأكد من تقديم التغذية الراجعة في الوقت المناسب. تجنب إعطاء التغذية الراجعة بشأن شيء حدث منذ أكثر من أسبوعين، لأن الوقت لم يعد مناسب وما حدث لم يعد ذو صلة.
على نفس المنوال، تجنب إعطاء التغذية الراجعة فور حدوث شيء ما. غالباً ما تكون التغذية الراجعة اللحظية سلبية أكثر مما قد تقصد. انتظر 24 ساعة على الأقل قبل التعليق حتى تتمكن أنت والشخص الآخر من التفكير فيما حدث.
3. قم بالتفريق بين التغذية الراجعة البناءة والمدمرة
قبل أن تقدم التغذية الراجعة، تحتاج إلى فهم الفرق بين التغذية الراجعة البناءة والمدمرة:
التغذية الراجعة البناءة
يجب أن تركز التغذية الراجعة البناءة على العمل بدلاً من الشخص.فيمكن أن تتكون من تعليقات إيجابية وسلبية لمساعدة شخص ما على تطوير عمله بشكل أكبر.
يجب أن يكون للتغذية الراجعة البناءة علامة فارقة تفيد الفرد في المضي قدماً. فيجب أن تتمحور حول الملاحظات التي أبديت بشأن عمل الشخص ونتائجه.
التغذية الراجعة المدمرة
التغذية الراجعة المدمرة ليست مفيدة للغاية وهي النقيض المباشر للتغذية الراجعة البناءة. فبدلاً من التركيز على العمل، ستركز التغذية الراجعة المدمرة على الفرد وتكون ذات طبيعة شخصية للغاية.
ففي التغذية الراجعة المدمرة هناك القليل من النصائح المثمرة التي يتم تقديمها وتميل التغذية الراجعة إلى الإشارة إلى العيوب دون أي حلول.
4. استخدم كلمة “أنا”
المقصود هو استخدام عبارات تبدأ بكلمة “أنا”. فعندما تستخدم عبارات تبدأ بكلمة “أنا”، فأنت تركز على تجربتك ورأيك حول الموقف، بدلاً من الشخص الذي تتحدث إليه. و أيضاً يساعد استخدام عبارات تبدأ بكلمة “أنا” على ان يكون إلقاء اللوم بين جميع الأطراف أقل وعلي زيادة التعاون لتحسين الأمور في المستقبل.
على سبيل المثال، بدلاً من أن تقول “قلت إنك ستعطيني شرائح العرض التقديمي يوم الخميس ولكنك لم ترسلها حتى يوم الاثنين، مما جعلني غير مستعد لعقد الاجتماع”، جرب شيئًا مثل، “كان لدي انطباع بأن سأتلقى شرائح العرض يوم الخميس. هل كان هناك سبب للتأخير لم أكن أعرفه؟ ”
5. ركز على شيء أو شيئين
حتى مع التغذية الراجعة البناءة وعبارات “أنا” ، تجنب تبادل التغذية الراجعة حول أكثر من شيء أو شيئين في وقت واحد. إذا حاولت تقديم التغذية الراجعة حول أشياء كثيرة في وقت واحد، فقد تؤدي بطريق الخطأ إلى إثارة الموقف الدفاعي للشخص الآخر وتجعله أقل عرضة لتلقي التغذية الراجعة بعقلية منفتحة.
بالإضافة إلى ذلك، إذا كنت تقدم التغذية الراجعة في الوقت المناسب، فمن المحتمل ألا يكون هناك الكثير من الأشياء للتحدث عنها.
6. كن محدداً وقدم أمثلة
الهدف من تقديم التغذية الراجعة هو مساعدة شخص ما على التحسن. فكلما كنت أكثر تحديداً بشأن التفاصيل والملاحظات، كان من الأسهل على الشخص الآخر أخذ تلك الملاحظات وتحويلها إلى عمل.
على سبيل المثال، لنفترض أنك تريد إعطاء ملاحظات لزملائك في العمل حول مهارات الاتصال لديهم. بدلاً من قول “أعتقد أن العرض التقديمي بالأمس لم يكن واضحاَ للغاية”، فبالطبع الذي قلته هو أمر غامض ويمكن أن يؤدي إلى سوء الفهم.
جرب ان تقول شيئًا مثل، “أثناء العرض التقديمي أمس، اعتقدت أنه سيكون من المفيد أن لو كنت تتوقف للإجابة علي الكثير من الأسئلة. كان هناك الكثير من المعلومات الدقيقة، وكانت هناك أوقات لم أفهم فيها النقطة التي كنت تحاول توضيحها. بالنسبة للعروض التقديمية المستقبلية، أعتقد أنه سيكون من المفيد أن تشارك شرائح الاجتماع مسبقاً، حتى يتسنى للمشاركين في الاجتماع استعراضها والحضور إلى الاجتماع بأسئلة يطرحونها عليك”.
7. لا تنس الإيجابيات
أحد الأخطاء الأكثر شيوعاً التي نرتكبها عندما نفكر في التغذية الراجعة هو التفكير في أنها تتمحور حول الأمور السلبية بشكل حصري. من المهم أيضاً مشاركة ما يقوم به الشخص بشكل جيد. وبهذه الطريقة، يكون لدي الشخص فكرة محددة عن الأمور التي تحتاج الي تحسين، بالإضافة إلى فهم ما يجب عليهم الاستمرار في فعله لأنه يقوم به بشكل جيد.
8. تجنب “لكن”
إذا كانت هناك تغذية راجعة بناءة، فكن صريحاً بشأنها. تذكر: التغذية الراجعة البناءة هي أفضل طريقة لشخص ما لينمو ويصبح عضواً أفضل في الفريق. عندما تقدم تغذية راجعة بناءة لشخص ما، فأنت تقدم له معروفاً، لا داعي لأن تقوم بإعطاء الشخص تغذية راجعة إيجابية وفي وسطها تغذية راجعة بناءة لإخفاء الرسالة.
فمثلاً هذه الرسالة توضح لك مقصدي عزيزي القارئ، “شكرًا لك على إرسال مثل هذا البريد الإلكتروني الشامل، ولكن لم يكن من المفترض أن ترسل نفس الرسالة الي متعاقدونا الخارجيون نظراً لأن هذه كانت معلومات خاصة بالشركة. أنا أقدر هذه المبادرة منك، رغم ذلك “.
ففي المثال أعلاه، حاول ببساطة أن تقول ، “لقد لاحظت أنك قمت بالأمس بإرسال نفس الرسالة التي استلمتها منك على البريد الإلكتروني لمتعاقدينا الخارجيين. الأفضل من ذلك إذا قمت بالتحقق معي قبل إرسال بريد إلكتروني إليهم، لأن القصد من ذلك هو أن تكون المعلومات الداخلية للشركة متاحة فقط للموظفين”.
9. كن على دراية بتواصلك غير اللفظي
التواصل غير اللفظي هو أي شكل من أشكال الاتصال لا يتضمن التحدث، مثل لغة جسدك أو تعابير وجهك أو نبرة صوتك. يمكن أن يؤدي إدراك اتصالك غير اللفظي إلى منع سوء التواصل، لأن فهم الاتصال غير اللفظي يساعدك بشكل أكثر فاعلية في تشفير وفك تشفير أي رسائل غير لفظية.
10. امنح الشخص الآخر مساحة للرد
على الرغم من أن التغذية الراجعة التي تشاركها مصممة لمساعدة الشخص الآخر على التحسن بطريقة ما، إلا أنه لا يزال من الصعب أحياناً سماع التغذية الراجعة. تتمثل إحدى تحديات تقديم التغذية الراجعة فورية في أنك لا تعرف أبداً كيف سيستجيب الشخص الآخر. قد يكون لدى الشخص الذي تشارك التغذية الراجعة معه أسئلة أو ردود فعل أو تعليقات إضافية.
11. في حالة الشك، اسأل قبل إبداء الرأي
إذا كنت قلقاً بشأن تقديم التغذية الراجعة، فإن أفضل ما يمكنك فعله هو سؤال الشخص الآخر عما إذا كان بإمكانك إعطائه بعض التغذية الراجعة. فمن خلال إخبار الشخص مسبقاً بأن لديك تغذية راجعة، يمكنه الحضور إلى جلسة التغذية الراجعة بالإطار الذهني الصحيح.
يُعد طرح الأسئلة قبل إعطاء التغذية الراجعة طريقة رائعة لإعداد نفسك والشخص الآخر لجلسة التغذية الراجعة. هذا مفيد بشكل خاص لعملية التغذية الراجعة بين الأقران، نظراً لأنك ربما لم تقدم ملاحظات لهذا الشخص في الماضي.
4 نصائح لإعطاء التغذية الراجعة كمدير
إذا كنت تدير فريقاً team، فإن تقديم التغذية الراجعة يعد جزءاً من الوصف الوظيفي الخاص بك. ومع ذلك، هذا لا يعني أنه من السهل دائماً تقديم التغذية الراجعة. فبالإضافة إلى الإحدى عشرة نصيحة المذكورة أعلاه، استخدم هذه النصائح الأربع عندما تقدم التغذية الراجعة لموظف:
1. الاستعداد المسبق
أنت لا تحتاج إلى ان يكون نص جلسة التغذية الراجعة مع الموظفين مكتوب، و لكنك تحتاج إلى ان تحدد النقاط الرئيسية لتلك الجلسة. قم بإعداد نقاط محددة لكى تشاركها مع الموظفين، بالإضافة إلى السرد العام لجلسة التغذية الراجعة. تعد جلسة التغذية الراجعة فرصة للنمو المهني لك وللموظف. ففهي هذه الجلسة سوف تتناقش مع الموظف في الأحداث التي واجهتموها، وماذا يمكن أن تتعلمان منها؟، وكيف يمكن لموظفك أن يصبح عضواً أكثر فاعلية في الفريق للمضي قدماً؟
2. الوقت المناسب
لا تقدم التغذية الراجعة في نفس اللحطة، ولكن لا تنتظر أيضاً حتى مراجعة أداء موظفك بعد ستة أشهر. قم بتقديم التغذية الراجعة في غضون أسبوع من الحدث. بهذه الطريقة، لا يزال الأمر جديداً في عقلكما، ويمكن لموظفيك تطبيق ملاحظاتك بشكل أكثر فاعلية على عملهم للمضي قدماً.
هذا لا يعني أنه لا ينبغي عليك تقديم التغذية الراجعة خلال جلسات مراجعة الأداء الكبيرة. ولكن إذا كنت تقدم التغذية الراجعة على أساس منتظم، فيجب أن تلخص جلسات مراجعة الأداء الكبيرة ما كنت تتحدث عنه أنت وموظفك خلال الأشهر الستة أو الاثني عشر الماضية. لا ينبغي أن يكون ما تذكره للموظف في مراجعات الأداء مفاجأة له، حيث يجب أن تكون قد تناقشت معه في هذه الأمور في جلسات التغذية الراجعة في اجتماعات وجها لوجه علي انفراد مسبقاً.
3. إعطاء التغذية الراجعة شفهيا وخطيا
من الناحية المثالية، ابدأ بتعليقات لفظية وجهاً لوجه خلال جلسة وجها لوجه أولاً للتأكد من عدم إساءة فهم أي شيء وأن الشخص الذي يتلقى التعليقات لديه الوقت لطرح الأسئلة. بعد الاجتماع، قدم وصفاً لمحادثتك بصيغة مكتوبة.
تقديم التغذية الراجعة في شكل كتابي وشفهي له ثلاث فوائد رئيسية:
1. يتعلم بعض أعضاء الفريق بشكل أفضل من خلال السمع والبعض الآخر من خلال القراءة. من خلال تقديم التغذية الراجعة شفهياً وكتابياً، فأنت تغطي كافّة الاحتمالات الخاصة بك للتأكد من أن كل عضو في فريقك يتلقى التغذية الراجعة بالطريقة التي يفضلها.
2. التعليقات الكتابية هي مورد ملموس يمكن لموظفك الرجوع إليه إذا نسي ملاحظاتك أو كان لديه أسئلة.
3. أنت توثق أن هذه الملاحظات قد تمت مشاركتها. هذا مهم بشكل خاص إذا كانت التغذية الراجعة تجد نفسك تكررها لموظفك، وبالتالي يمكنك الإشارة إلى التغذية الراجعة السابقة حول نفس الموضوع الذي غطيته في الماضي.
4. عرض حلول العصف الذهني
اعتماداً على نوع التغذية الراجعة التي تقدمها، قد يكون من المفيد تقديم حلول لتبادل الأفكار . يمكن أن يشمل ذلك الإجراءات التي يجب أن يتخذها عضو الفريق في المستقبل أو المجالات التي لاحظت انها تحتاج الي تحسينات.
إذا قمت بالعصف الذهني، ركز على الخطوات التالية الملموسة التي يتعين على الموظف القيام بها على المدى القصير ، ولا تفكر في أكثر من ستة أشهر. بهذه الطريقة، فإن الموظفين يغادرون جلسة التغذية الراجعة ولديهم فكرة واضحة عن كيفية تحسين أدائهم وإنجاز المزيد من الأعمال الرائعة.
مقالة منفصلة أنواع التغذية الراجعة – 15 نوع للتغذية الراجعة مع الأمثلة
5 طرق لإعطاء تغذية راجعة صاعدة upwards feedback
إعطاء التغذية الراجعة هو طريق ذو اتجاهين. تماماً مثلما يقدم لك مديرك ملاحظات في كثير من الأحيان، يمكنه هو أيضاً الاستفادة من التعليقات التي تقدمها انت كموظف. ولكن على الرغم من أهمية إعطاء تغذية راجعة صاعدة، إلا أنه أمر مخيف أيضاً. إن اتباع هذه النصائح الخمس لا يجعل التغذية الراجعة الصاعدة سهلة، ولكنه تسهل عليك البدء في إعطاء التغذية الراجعة الصاعدة.
1. الميل إلى الضعف
لا بأس إذا كنت متوتراً قبل تقديم التغذية الراجعة الصاعدة. لا بأس أيضاً إذا لم تقم بذلك من قبل. ولكن قدر الإمكان، تذكر أن مديرك هو أولاً وقبل كل شيء إنسان. إن المديرون يتفهمون أن إعطاء التغذية الراجعة هو امر غير مريح، وربما يكونون قد قدموا الكثير من التغذية الراجعة بأنفسهم عندما كانوا موظفين!
إذا كنت متوتراً حقاً، فحاول أن تبدأ بعبارة، “هذه ملاحظات يصعب علي تقديمها” ، أو “هذه هي المرة الأولى التي أقدم فيها آرائي الي المديرين.” يساعد الاعتراف بما تشعر به على التغلب على توتر تقديم التغذية الراجعة التي يحتمل أن يكون محرج.
2. التفريق بين النية والتأثير
يساعدك فهم الفرق بين التأثير والنية على الاستعداد وتقديم التغذية الراجعة الصاعدة بشكل فعال. النية هي ما قصده الشخص عندما فعل أو قول شيئًا ما. من ناحية أخرى، التأثير هو التأثير الذي أحدثه الإجراء أو المحادثة عليك أو على الآخرين.
النية والتأثير كلاهما عنصران مهمان في المحادثة. قد يكون لدى شخص ما نية إيجابية عندما يفعل أو يقول شيئًا ما، ولكن من الممكن أن يفعل ذلك بطريقة خاطئة.
من المحتمل أن يكون لدى مديرك دائمًا نوايا إيجابية ، ولكن قد تكون هناك بعض المحادثات أو الإجراءات التي تؤثر عليك بشكل سلبي. يساعدك فصل النية عن التأثير على التعامل مع المحادثة بشكل أفضل والتواصل بوضوح مع مديرك. .
على سبيل المثال، لنفترض أن مديرك دعاك لحضور اجتماع مع أصحاب المصلحة stakeholders في الشركة. عندما بدأ الاجتماع، قدمك بدلاً من السماح لك بتقديم نفسك. كان لدى مديرك نية إيجابية، لم يرغب في أن تتعرض للترهيب من أصحاب المصلحة. لكنك كنت تود أن تقدم نفسك لبناء العلاقة بينك وبين أصحاب المصلحة. في هذا المثال، لم يكن أحد «مخطئًا»، ويوضح هذا المثال أن مشاركة التغذية الراجعة يمكن أن تساعدك ومديرك في التوصل إلى أفضل نتيجة ممكنة.
3. تقديم الحلول إن أمكن
إذا كان لديك حل مثالي للتغذية الراجعة التي تشاركها، فلا تخاف من تقديم هذا الحل. لا يُظهر هذا فقط أنك فكرت في الموقف، ولكنه يساعد أيضاً في تركيز المحادثة على ما يمكن فعله لتحسين الموقف الذي ذكرته للتوـ بدلاً من قضاء الكثير من الوقت في إعادة صياغة الخطأ الذي حدث في المقام الأول .
4. إذا لزم الأمر، اطلب من مديرهم الحضور
إذا كنت غير مرتاح جداً لإعطاء تغذية راجعة صاعدة ، فاسأل مدير مديرك عما إذا كان على استعداد لحضور المحادثة. هذا مفيد لأن مدير مديرك يمكن أن يعمل كوسيط ومن المحتمل أن يتعامل مع أي مشاعر إنفعالية.
بعد قولي هذا، تجنب تقديم التغذية الراجعة لمدير مديرك فقط. القيام بذلك قد يجعل مديرك يشعر وكأنك تذهب خلسة من دون علمه لكي تطعن فيه امام مديره. إذا كنت تشعر بعدم الارتياح عند التحدث إلى مديرك دون دعم، ففكر في الاتصال بقسم الموارد البشرية لديك للحصول على حل إضافي للنزاع.
5. ضع الأمور في نصابها
تذكر: جلسة التغذية الراجعة ليست نهاية كل علاقتك مع مديرك. تتكون علاقتكما من العديد والعديد من التفاعلات بينكما. حتى لو كان هذا تفاعلاً مهماً – أو حتى محرجاً – فقد يؤثر هذا على علاقتك، لكنه على الأرجح لن يغير أي شيء بشكل أساسي بينكما.
تعد التغذية الراجعة جزءاً مهماً حقاً من علاقات العمل الخاصة بك، وتساعدك النصائح العشرين المذكورة أعلاه على تقديم التغذية الراجعة بشكل فعال وتقليل أي فرصة لسوء التواصل.
فى النهاية آخر نقطة انت من ستضيفها فى التعليقات، شارك غيرك ولا تقرأ وترحل.
