الموارد متنوعة. فكل شيء من الأشخاص الذين تعمل معهم والمعدات التي يستخدمونها، إلى المواد والإمدادات الأخرى التي تحتاجها، وحتى الموقع الذي تعمل فيه: كل هذا يقع تحت مظلة الموارد. فهذه الموارد كثيرة وتحتاج الي تخصيص!. ولذلك في هذه المقالة سنوضح المقصود بتخصيص الموارد، وفوائدها، وتحدياتها، وخطوات تنفيذها بالتفصيل.
تعريف الإدارة الاستراتيجية
الإدارة الاستراتيجية Strategic Management هي مجموعة التصرفات والقرارات التى تعمل على إيجاد استراتيجيات فعالة لتحقيق أهداف المنظمة، ورغم أن هذا التعريف يميل أكثر إلى العمومية والتوصيف لطبيعة العمل الاستراتيجي الإداري، فإن هناك من عرّف إدارة الاستراتيجية من منطلق الأدوار والمراحل الضرورية لإتمامها، ومن هؤلاء (Fred R David) فريد داوود الذي عرفها بقوله: “فن وعلم صياغة، وتطبيق، وتقويم التصرفات والأعمال التي من شأنها أن تمكن المنظمة من وضع أهدافها موضع التنفيذ”.
ومن خلال ذلك يتضح أن هناك ثلاث مراحل أساسية لإتمام عملية إدارة الاستراتيجية وهي:-
أ. صياغة الاستراتيجية: Strategy Formulation
ب. تنفيذ الاستراتيجية: Strategy Implementation
ج. تقويم الاستراتيجية: Strategy Evaluation
مقالة ذات صلة: الإدارة الإستراتيجية: التعريف، الأهمية، الأهداف، المراحل، التطور
ما هي صياغة الاستراتيجية؟
صياغة الإستراتيجية strategy formulation هي عملية اختيار مسار العمل الأنسب لتحقيق الأهداف والغايات التنظيمية وبالتالي تحقيق الرؤية التنظيمية، وتعرف ايضاً صياغة الاستراتيجية بأنها هي عملية تحديد الأهداف وتحديد الخطة التنفيذية المناسبة لتحقيق تلك الأهداف. وتستخدم المنظمة صياغة الإستراتيجية للتخطيط للنجاح وإدخال تحسينات على استراتيجيات مكان العمل حسب الحاجة. وصياغة الإستراتيجية ضرورية لتحقيق وقياس إمكانية تحقيق الأهداف. وبعد إنشاء الاستراتيجيات، تقوم المنظمة عادةً بتعليم موظفيها حتى يعرفوا غرض المنظمة وأهدافها وغاياتها.
مقالة ذات صلة: صياغة الاستراتيجية: ما هي، مراحلها، الأساليب التحليلية، أثر النواحي السياسية
ما هي تنفيذ الاستراتيجية؟
تعرف تنفيذ الاستراتيجية strategy implementation بأنها :
- العمليات التي من خلالها يتم تنفيذ استراتيجيات المنظمة، والمتمثلة في وضع الهيكل التنظيمي والأهداف السنوية، ووضع السياسات، البرامج … الخ ..
- تحويل الخطة الاستراتيجية للمنظمة إلى فعل ثم إلى نتائج.
- وضع الاستراتيجيات موضع التنفيذ من خلال الهيكل التنظيمي، الأهداف السنوية، والسياسات، والبرامج، والموازنات، والإجراءات، والقواعد.
- سلسلة من الأنشطة والفعاليات المترابطة التي تمارس لوضع الاستراتيجية موضع التنفيذ من خلال البرامج التنفيذية والموازنات التقديرية والمؤشرات والإجراءات
- تهيئة المنظمة من كافة الجوانب الإدارية و الوظيفية بحيث تساعد على وضع الخطة موضع التنفيذ من خلال التركيز على بنية التنظيمات، والإطار العام لتنفيذ الاستراتيجية، والهياكل التنظيمية الداعمة للاستراتيجية، وبناء الهيكل الوظيفي، وتحديد درجة المركزية واللامركزية في المنظمة بالإضافة إلى التنسيق والتكامل بين مختلف الوحدات التنظيمية
مقالة ذات صلة: تنفيذ الاستراتيجية: ما هي،أهميتها، مراحلها، أسباب فشلها
مراحل تنفيذ الاستراتيجية
تتطلب تنفيذ الاستراتيجية الربط بين ما يجب أن تصل إليه والأسلوب الذي ينبغي أن تتبعه للوصول إلى ذلك الهدف. ولكي تستطيع المنظمة أن تقوم بتنفيذ الاستراتيجيات فإنها تحتاج إلى ما يلي:-
- أن تحدد المنظمة أهدافها التشغيلية.
- وضع السياسات.
- تحليل وإدارة الهيكل التنظيمي
- تخصيص الموارد بكفاءة لتنفيذ الاستراتيجيات التي تم صياغتها بنجاح. (موضوع مقالة اليوم)
- دفع العاملين وتحفيزهم للتنفيذ.
ما هو تخصيص الموارد؟
تخصيص الموارد resource allocation هو عملية تعيين الأصول وإدارتها بطريقة تدعم أهداف التخطيط الاستراتيجي للمنظمة. يشمل تخصيص الموارد إدارة الأصول الملموسة مثل الأجهزة لتحقيق أفضل استخدام للأصول الأكثر مرونة مثل رأس المال البشري . ويتضمن تخصيص الموارد الموازنة بين الاحتياجات والأولويات المتنافسة، وتحديد أفضل مسار للعمل لتعظيم استخدام الموارد المحدودة والحصول على أفضل عائد على الاستثمار .
فعند ممارسة تخصيص الموارد ، يجب على المنظمات أولاً تحديد هدفها المنشود، مثل زيادة الإيرادات أو تحسين الإنتاجية أو التعرف على العلامة التجارية بشكل أفضل. ثم يجب عليهم تقييم الموارد التي ستكون مطلوبة للوصول إلى هذا الهدف.
بينما يشير تخصيص الموارد غالبًا إلى الأنشطة المتعلقة بإدارة المشاريع، يستخدم المصطلح أيضًا في سياقات أخرى، بما في ذلك ما يلي: الاقتصاد ، حيث يكون أحد مكونات المالية العامة ؛ وتخزين الكمبيوتر، حيث يصف كيفية إدارة أنظمة التشغيل لموارد تخزين البيانات.
خطوات تخصيص الموارد
الخطوات الخمس التالية مهمة عند تخصيص الموارد المتاحة كجزء من إدارة المشاريع:
فوائد تخصيص الموارد
يوفر التخصيص الفعال للموارد الفوائد التالية:
- التعاون. يساعد تخصيص الموارد على تسهيل التواصل بين الموظفين ويعزز التعاون . وتسمح إستراتيجية تخصيص الموارد بالتواصل مع أصحاب المصلحة، لإبقائهم على اطلاع بالتقدم المحرز نحو الأهداف الاستراتيجية.
- الكفاءة. يساعد توفر الموارد الفرق على إكمال المشروع في الوقت المحدد واستخدام الموارد اللازمة فقط لتحقيق كل هدف. وتساعد استراتيجية تخصيص الموارد الجيدة فرق عمل المشروع project teams على تجنب الأخطاء المتعلقة بالأطراف المتعارضة.
- معنويات الفريق. يحسن تخصيص الموارد مشاركة الموظفين ويحسن معنويات أعضاء فريق العمل. ويسمح تخصيص الموارد بتوزيع أكثر إنصافًا للمسؤوليات بحيث لا يعمل أي عضو من الفريق فوق طاقته. ويمكن أن يؤدي هذا النهج إلى تحسين الإنتاجية لأنه مع تحسن رفاهية أعضاء الفريق، فإن لديهم القدرة والسلطة للقيام بعمل إضافي.
- تقليل التكاليف. يمكن أن يؤدي التخصيص الفعال للموارد إلى توفير كبير في التكلفة لأنه يزيد من الكفاءة ويقلل من الهدر ويتجنب الأخطاء المكلفة والعوائق والتأخير.
تحديات تخصيص الموارد
هناك أيضًا تحديات مرتبطة بعملية تخصيص الموارد، بما في ذلك ما يلي:
- ندرة الموارد. في بعض الأحيان لا تتوفر موارد كافية لتحقيق المهام المنصوص عليها في خطة المشروع. وقد تكون بعض الموارد متاحة جزئيًا فقط في جميع أنحاء المشروع. في حالات أخرى، قد تكون موارد المشروع متاحة في بداية المشروع ولكن ليس لاحقًا أثناء تقدمه.
- نقص المهارات. إذا كان هناك نقص في مهارات معينة، فقد يكون لذلك تأثير سلبي على المشروع. يمكن أن يستغرق التدريب الإضافي أو التوظيف المطلوب وقتًا قد لا يتم تضمينه في جدول المشروع.
- زيادة الموارد. يمكن أن تؤثر الموارد الكثيرة جدًا سلبًا على الكفاءة والإنتاجية. إذا تم تخصيص المزيد من الموارد لمهمة أكثر مما هو مطلوب، فقد يشعر الموظفون بالارتباك في محاولة الاستفادة منهم جميعًا.
- الرؤية. يمكن أن يؤدي ضعف الرؤية في تفاصيل كيفية تقدم المشروع إلى عدم قيام مديري المشروع بتخصيص الموارد المناسبة حيث يحتاجون إليها. ويمكن أن يؤثر نقص الرؤية أيضًا سلبًا على قدرة الشركة على التنبؤ بمتطلبات المشروع المستقبلية، مما يؤدي إلى سوء تخصيص الموارد في المستقبل. وغالبًا ما يكون عدم وجود أداة مركزية لتخطيط الموارد هو سبب ضعف الرؤية.
- سوء الفهم . يمكن أن يتسبب ضعف التواصل بين أعضاء الفريق أو فرق العمل في حدوث مجموعة من المشكلات. على سبيل المثال، هناك أرضية مشتركة من سوء التواصل بين فريق المبيعات وفريق التسليم. قإذا لم يتم إبلاغ الفريق الذي يقوم بتسليم المنتج للعميل بجميع متطلبات المشروع، فقد لا يتمكن من ضمان تخصيص الموارد بشكل صحيح والالتزام بالتسليمات حسب توقعات العملاء.
- تكنولوجيا عفا عليها الزمن. قد لا توفر التكنولوجيا القديمة، مثل جداول الأكسيل، بيانات لحظية كافية للتتبع (الرصد) tracking، وقد يؤدي ذلك إلى ضياع الفرص أو الإفراط في تخصيص الموارد مع تغير متطلبات المشروع.
- اتساع نطاق المشروغ. يمكن أن يتغير نطاق المشروع في أي مرحلة من دورة حياة المشروع ويؤدي إلى تقلبات في الطلب على الموارد. اتساع النطاق Scope creep هو تغيير في الأهداف أو المهام الأصلية للمشروع ويمكن أن يؤدي إلى تغييرات مستمرة أو نمو غير مستدام في نطاق المشروع. فإذا تمت إضافة متطلبات باستمرار، فقد يتم استنفاد الموارد ويمكن أن يتأثر أعضاء الفريق سلبًا.
فى النهاية آخر نقطة انت من ستضيفها فى التعليقات، شارك غيرك ولا تقرأ وترحل.