بغض النظر عن المنصب الذي تشغله أو الصناعة التي تعمل فيها، فإن مهارات الاتصال ضرورية لنجاحك في مكان العمل.
تتطلب كل وظيفة تفاعلًا بشريًا – سواء كان ذلك مع المشرفين والزملاء أو مع العملاء والزبائن. يمكن أن يساعد تطوير مهارات اتصال قوية في تسهيل هذه التفاعلات مع الآخرين، مما يتيح لك أداء وظيفتك بشكل أكثر كفاءة وإنتاجية.
في هذه المقالة، نناقش أهم عشر مهارات اتصال و 5 طرق يمكنك من خلالها تطوير مهارات الاتصال الخاصة بك.
تعريف الاتصال
الاتصال يعني نقل الأفكار والمعلومات والعواطف والأفكار من خلال الإيماءات والصوت والرموز والعلامات والتعبيرات من شخص إلى آخر بهدف إيجاد نوع من التفاهم المتبادل بينهما.
مقالة منفصلة الاتصال – التعريف، الخصائص الأنواع، الأهمية، العناصر، المعوقات
عناصر الاتصال
العناصر التسعة للإتصال هي ؛
مقالة منفصلة عناصر الاتصال – 9 عناصر لعملية الاتصال بالتفصيل
مهارات الاتصال
فيما يلي أهم مهارات الاتصال التي يرغب أصحاب العمل ومسؤولي التوظيف في رؤيتها في سيرتك الذاتية ورسالة التغطية ومقابلات العمل والتطوير الوظيفي:
1. الاستماع الفعال
الاستماع الفعال ينطوي على إيلاء اهتمام وثيق لما يقوله الآخرون، وطرح أسئلة توضيحية لإظهار الاهتمام والتفهم. وهذا يسهل عملية الاتصال بينما يسمح لنا في نفس الوقت بإظهار الاحترام وبناء علاقات مع الشخص الآخر الذي نتواصل معه.
يريد الناس أن يعرفوا أنهم مسموعون. استمع حقًا إلى ما يقوله الشخص الآخر، بدلاً من صياغة ردك. اطلب توضيحًا لتجنب سوء الفهم. وفي اللحظة التي تسمتع فيها لشخص ما، يجب أن يكون الشخص الذي يتحدث إليك أهم شخص في حياتك.
ويجب عليك إجراء محادثة واحدة في كل مرة. هذا يعني أنك إذا كنت تتحدث إلى شخص ما عبر الهاتف، فلا ترد على بريد إلكتروني أو ترسل رسالة نصية في نفس الوقت. سيعرف الشخص الآخر أنه لا يحظى باهتمامك الكامل.
2. الاقناع
القدرة على إقناع الآخرين مفيدة للغاية في مكان العمل، ويقدر أصحاب العمل الموظفين الذين يظهرون مهارات إقناع متقنة لأنها يمكن أن تؤدي إلى زيادة الإنتاجية. تتضمن تلك المهارة عادةً إقناع الآخرين بإكمال الإجراء المطلوب أو التصرف بطريقة محددة، لتحقيق هدف نهائي.
يمكن للمتحدثين الذين يتمتعون بمهارات إقناع قوية أن ينتبهوا لآراء وتوجهات من في الغرفة ويكون لديهم وعي عميق بجمهورهم. و هم أيضًا ودودون وجذابون، ويمكنهم إقامة علاقة مع من يحاولون إقناعهم.
تشمل مهارات الإقناع الأخرى مواجهة أي اعتراضات وإجراء تعديلات على ما تم تقديمه من اقتراحات إذا لزم الأمر. وإذا لم يتمكنوا من إقناع الآخرين تمامًا، فسوف يتفاوضون ويحاولون الوصول إلى أرضية مشتركة. إنهم قادرون على القيام بذلك من خلال الاستماع إلى اهتمامات الناس وتلبية احتياجاتهم.
3. التعاطف
بعد الاستماع الفعال، أهم شيء يمكن لأي شخص فعله أثناء التواصل مع الآخرين هو فهم الآخرين والتعاطف معهم. فإذا استطعت أن تضع نفسك في مكان الآخرين، يمكنك أن تفهم ما يشعرون به، وأن تفهم كيف يمكنك مساعدتهم، وتفهم إحباطاتهم ونقاط ألمهم، ويمكنك التواصل معهم بشكل أفضل.
4. تبادل التغذية الراجعة
يتم تعريف التغذية الراجعة (التغذية المرتدة Feedback) على أنها المعلومات المفيدة أو النقد أو المراجعة حول نشاط أو أداء أو سلوك سابق لفرد أو شركة أو منظمة، لذلك يمكن لمتلقي التغذية الراجعة تعديل وتحسين أدائهم أو سلوكهم أو أنشطتهم.
تحدث التغذية الراجعة عندما يعطي الفرد أو البيئة أو النظام system رد فعله على نشاط ما، على سبيل المثال، عندما يقدم العملاء ملاحظات، فهذا رد فعلهم على منتج أو خدمة من الشركة.
التغذية الراجعة – سواء تقديمها أو قبولها – هي مهارة تسير جنبًا إلى جنب مع العديد من مهارات الاتصال الأخرى مثل الاستماع الفعال والاحترام والعمل الجماعي. فلا يمكن تشجيع التغذية الراجعة حقًا دون فهم ما يعنيه المتحدث حقًا، واحترام رأيهم، والحفاظ على ذهن متفتح.
لذلك، على سبيل المثال، إذا كنت تتلقى التغذية الراجعة من مشرف، فستستمع إلى التقييم وتقبله دون حكم – حتى لو لم توافق عليه. لن تقاطعهم، لكنك ستنتظر حتى النهاية لطرح أسئلة توضيحية لجعل العملية بناءة قدر الإمكان.
من ناحية أخرى، إذا كنت انت الشخص الذي يقدم التغذية الراجعة لزميل، فستفعل ذلك من خلال تقييم قائم على الحقائق وستمنحهم الوقت للرد. بالإضافة إلى ذلك، ستضع في عين الاعتبار احتياجاتهم وتقدم التغذية الراجعة السلبية بسرية وتكتم.
إن القدرة على إعطاء / تلقي التغذية الراجعة هي إلى حد كبير ضمان للنجاح الوظيفي. هذا لأنه مرتبط بالاستعداد للتعلم، والقدرة على التكيف، والانفتاح على قبول النقد البناء، والتفكير النقدي الذي يتطلبه تقديمه.
مقالة ذات صلة: التغذية الراجعة -تعريفها وأهميتها وأنواعها وكيفية تقديمها
5. الثقة
الثقة مهمة بشكل خاص في مكان العمل، لأنه من المرجح أن يستجيب الناس لأفكارك وآرائك إذا تم تقديمها بثقة. يمكن إظهار الثقة من خلال التواصل البصري ونبرة الصوت والجلوس بشكل مستقيم مع فتح كتفيك. ومن المفيد أن تكون مستعدًا لجميع الأسئلة المحتملة عند تقديم عرض تقديمي أو الدخول في مناقشة حتى لا تتعثر في كلماتك و لكي تستطيع أن تلقي خطابك بلباقة ورزانة.
6. الاحترام
الاحترام هو أحد أساسيات الاتصال ناجح وهو مهارة من مهارات الاتصال التي يجب أن تتصف بها في مقابلة العمل. إن الاحترام ينطوي على الاستماع الفعال والصبر (من بين أمور أخرى) والاحترام أمر اساسي إذا كنت ستفكر في – أو تحتفظ – بأي نوع من الوظائف.
يتعلق الاحترام بالسماح للآخرين بالتحدث ومعرفة متى يجب بدء المحادثة أو الرد. يمكن للإيماءات الصغيرة أن تقطع شوطًا طويلاً فيما يتعلق باحترام مسؤولي التوظيف والزملاء على حدٍ سواء – فالحفاظ على التركيز وإزالة جميع عوامل التشتيت أو التصرف بأدب هما اثنان فقط من بين العديد من الإيماءات.
عندما يتعلق الأمر بمقابلة العمل، فإن مقاطعة مسؤولي التوظيف أو إضاعة وقتهم بالابتعاد عن الموضوع هي علامات على الوقاحة ومن المرجح أن تكلفك الوظيفة.
7. الوضوح
من المقبول استخدام الاختصارات واللغة غير الرسمية عند التواصل مع أحد الأصدقاء، ولكن إذا كنت ترسل بريدًا إلكترونيًا أو تراسل رئيسك في العمل، فلن يكون هناك مكان في رسالتك لأشياء مثل “ازيك يا صاحبي” أو استخدام اختصارات مثل “LOL” أو أي لغة غير رسمية. لا يمكنك افتراض أن الشخص الآخر يعرف ما يعنيه الاختصار. فبعض الاختصارات لها معاني مختلفة لأشخاص مختلفين، وانت بالطبع لا تريد أن يساء فهمك.
8. الاتصال غير اللفظي
يتكون الاتصال من أكثر بكثير من مجرد التحدث. يتضمن لغة الجسد، ووضعية الجسد، والإيماءات، والاتصال بالعين، وتعبيرات الوجه، من بين أمور أخرى.
غالبًا ما يساعد هذا النوع من الاتصال في زيادة الثقة بين زملائك في العمل أو مع العملاء أكثر من التواصل اللفظي. في الوقت نفسه، فإنه يجعل من الممكن لك أن ترى ما وراء ما يقوله الشخص والصحيح فيما يقصده أو يشعر به.
كما يمكنك أن تتخيل، يعد الاتصال غير اللفظي مهارة مفيدة للغالبية العظمى من المهن (خاصة المبيعات أو الأدوار القيادية)، وليس فقط عالم الأعمال. وبدلًا من إضافتها إلى سيرتك الذاتية، اهدف إلى إظهار مهارات الاتصال غير اللفظي أثناء مقابلات العمل.
9. السلوك الايجابي
إن اتباع سلوك إيجابي يجعل الحياة أسهل كثيرًا وأجمل كثيرًا لك ولمن حولك. إذا كنت دائمًا إيجابيًا، فأنت تميل إلى افتراض أنه يمكن فعل الأشياء وحل المشكلات، بدلاً من افتراض أنك لن تنجح في مواجهة الصعاب. وما دمت تتمتع بسلوك إيجابي، ستبحث عن الأشياء الجيدة، وتجدها.
فمثلا عند التحدث مع اي شخص وجهاً لوجه او حتي على الهاتف، ابتسم لأن سلوكك الإيجابي سوف يتألق وسيتعرف عليه الشخص الآخر. عندما تبتسم كثيرًا وتحمل سلوكًا إيجابيًا في كل تصرفاتك، سيستجيب الناس لك بشكل إيجابي.
10. الاختصار
ليست هناك حاجة لكتابة مقال أو إلقاء خطاب للتعبير عن فكرة أو إيصال وجهة نظرك. الوقت ثمين في أي عمل، ووقت زملائك لا يقل أهمية عن وقتك.
كن مختصرا، في صلب الموضوع، واذكر فقط المعلومات الضرورية.
وتابع كتابيًا، بحيث يكون لديك نسخة مما قلته للتأكيد، ولدى جمهورك نسخة يمكنهم الرجوع إليها للتحقق مما قيل وما يتعين عليهم فعله.
مقالة منفصلة الاتصالات الادارية – التعريف، الأهداف، الأهمية، الأنواع، المعوقات
5 طرق لتطوير مهارات الاتصال الخاصة بك
1. تطوير مهارات الاستماع
لا يمكننا أن نتطرق إلى أهمية الاتصال دون إبراز أن جانبًا كبيرًا منه هو ما تفعله عندما لا تتحدث.
أن تكون مستمعًا جيدًا هو أهم جزء في الاتصال. فنحن لا نتحدث فقط عن سماع الكلمات التي يقولها الشخص؛ بل يجب أن تكون متابعًا لتواصلهم غير اللفظي أيضًا.
- هل يتجنب الشخص الاتصال بالعين؟
- هل وضعية الجسد posture مفتوحة أم مغلقة؟
- هل يتململون بأيديهم؟
كل هذه الأفعال تنقل الكثير من المعلومات.
كيف تكون مستمعا جيدا
- عندما تستمع، امنح اهتمامك الكامل للمتحدث.
- ضع وجه هاتفك لأسفل.
- ابتعد عن شاشة جهاز الكمبيوتر الخاص بك.
- انظر إلى إشاراتهم غير اللفظية واستمع إلى كلماتهم.
- استخدم أسئلة توضيحية لمتابعة النقاط الرئيسية ثم قم بتلخيص فهمك لها، حتى يتمكنوا من إزالة أي سوء فهم على الفور.
باتباعك للنصائح أعلاه، فإنك تُظهر مشاركتك في المحادثة، وتؤكد للشخص أنك سمعته وفهمته تمامًا.
2. تطوير الاتصال غير اللفظي
للبدء في تطوير تواصلك غير اللفظي، أولاً ، يجب أن تبدأ بالانتباه إليه. لاحظ كيف تستخدم الأنواع المختلفة من الاتصال غير اللفظي مثل لغة الجسد، ووضعية الجسد، والإيماءات، والاتصال بالعين، وتعبيرات الوجه.
راقب نفسك:
- هل تقوم بالاتصال بالعين باستمرار؟
- كيف تكون وضعية جسدك عند التحدث إلى الناس؟
- كيف يتفاعل الناس معك؟
راقب الآخرين:
- هل هناك أشخاص معينون يجعلونك تشعر بأنك مسموع؟
- ما الذي يجعلك تشعر بذلك؟
- هل يوجد اشخاص لا تفضل للتواصل معه؟
- لماذا ا؟
- ما هي التصرفات التي يفعلونها والتي تجعلك لا تستمتع بالتحدث معهم؟
كيف تكون أفضل في التواصل غير اللفظي
- لا تململ! هذه هي القاعدة رقم واحد. كن هادئًا. هذا يدل على أنك مسيطر ، وواثق من نفسك وقوة لا يستهان بها.
- استخدم التواصل البصري بذكاء. ركز على الأشخاص عندما تريد ايصال فكرتك. انظر في أعين الناس عندما تستمع إليهم وعندما تتحدث.
- كن واثقًا عند استخدامك للمساحة الشخصية. لا تقلل من مساحتك الشخصية، بدلاً من ذلك استرخ في مساحتك الخاصة. ومن المهم أن تفعل ذلك بذكاء! فلا تمنع الآخرين من الجلوس بشكل مريح.
- حاول أن لا تكون رد فعل أثناء المواقف العصيبة. حافظ على مستوى عواطفك واستجب لتلك المواقف بهدوء.
3. تطوير الاتصال اللفظي
لتطوير تواصلك اللفظي، ستحتاج إلى تحسين ما تقوله وكيف تقوله. و لا يهم مدى وضوح رسالتك إذا كنت متعال أو وقحًا عندما تقولها.
راقب نفسك
- كيف يتفاعل الناس معك؟
- هل هناك أوقات يتفاعلون فيها بشكل سلبي أكثر من غيرها، وهل يمكنك تحديد السبب؟
- هل هناك زملاء تستمتع بالتحدث معهم بشكل خاص؟
- لماذا ا؟
- لاحظ كيف يحدث التواصل في بيئة عملك، وانتبه للجوانب الإيجابية والسلبية.
بعد ذلك، ابدأ في التفكير في محتوى اتصالاتك اللفظية.
نعلم جميعًا شخصًا يستغرق وقتًا طويلاً للوصول إلى جوهر القصة، ومدى الإحباط الذي يمكن أن يكون عليه ذلك، أو شخصًا لا يصل إلى هذه النقطة على الإطلاق.
قبل أن تتحدث ، اعرف ما تريد توصيله
- ابدأ بالهدف المعلن (“أعتقد أننا بحاجة إلى زيادة الإنفاق الإعلاني بنسبة 10٪”)
- انتقل إلى السبب (“موسم العطلات القادم هو وقت الذروة لاستهداف عملائنا بشكل أكثر فعالية”)
- راجع النتائج المحتملة (“يمكننا زيادة المبيعات بين 20 و 30٪”).
في حين أن هذه النصيحة هي الأنسب للعروض التقديمية الأكثر رسمية، إلا أنها فعالة في الأماكن غير الرسمية أيضًا.
إن معرفة ما تريد قوله والحصول على الحقائق التي تدعمه سيجعلك تبدو أكثر احترافية ودراية وحسمًا.
استخدم طبقة صوتك للمساعدة في جذب انتباه جمهورك
- تميل طبقة الصوت المنخفضة إلى توصيل الجاذبية والخبرة. خذ أنفاسًا أطول وأعمق وتحدث من حجابك الحاجز لخفض صوتك.
- استخدم الصمت بشكل استراتيجي لالتقاط الانتباه والحفاظ عليه. توقف مؤقتًا واجذب انتباه المشاهد قبل إلقاء عرضك التقديمي أو الكشف الكبير أو حكمة مهمة.
- استخدم الإيقاع والسرعة والأناقة. فأنت لا تريد التحدث بنبرة رتيبة لانك ستضجر جمهورك ولن ينخرطوا في محتوى اتصالاتك.
4. تطوير الاتصال الكتابي
في الاتصال الكتابي، فإن الخطوة الأولى للتحسين هي التأكد من أن التهجئة والقواعد مثالية.
هناك الكثير من الأدوات عبر الإنترنت التي يمكن أن تساعدك في ذلك. يمكنك ببساطة لصق كتاباتك في اي اداة من تلك الادوات ثم ستحصل على تعليقات قيمة حول التهجئة والقواعد وحتى المحتوى. وللعلم هذا ليس حلاً مثاليًا، فالذكاء الاصطناعي ذكي ولكن يمكن أن يخطئ، و لكنه يعمل بشكل جيد جدًا لفحص سريع،
خذ الوقت الكافي لإعادة قراءة كل ما تكتبه
- هل أسلوب الكتابة مناسب؟
- هل هناك أخطاء أو عناصر غير مرتبطة بشكل صحيح أو نقاط مفقودة؟
- هل غطيت الموضوع بعمق كافٍ؟
- غالبًا ما نبالغ في تقدير مقدار ما يعرفه الآخرون عن مواضيعنا المتخصصة ، فقد يكون من الضروري الكتابة بمزيد من التفاصيل. في نفس الوقت لا تكتب رواية!
التنسيق هو المفتاح
- قم بتنسيق كل شيء ، من رسالة على الواتساب إلى عرض تقديمي كامل، للتأكد من أنك تقوم بإنشاء نص مقروء.
- استخدم النقاط الرئيسية bullet points والفقرات لتقسيم كل ما تكتبه.
- قم بتمييز نقاطك الرئيسية بالخط العريض إذا كان لديك نص طويل.
- ضع خط تحت أي شيء تعتقد أنه مهم.
المزيد من النصائح لتطوير الاتصال الكتابي الخاص بك:
- اذكر افتراضاتك. هذا سوف يساعد في تجنب سوء التواصل. ابدأ بالقول “أفترض أنك سمعت عن تغيير السياسة الجديد، اعتبارًا من 1 يونيو. ولهذا السبب، سنقوم بتعديل أ ب ج د.”
- اقرأ كثيرًا. من المقالات إلى الروايات، اقرأ كثيرًا وعندما تفعل ذلك، فكر فيما يعجبك (أو لا يعجبك) بشأن ما تقرأه. قم بمحاكاة ما يعجبك، واعمل على تجنب ما لا يعجبك.
- استخدم التأطير لتوضيح وجهة نظرك. فكر في الأمر من وجهة نظر المستلم، وما المنفعة من وجهة نظر المستلم، ثم ضع إطارًا للرسالة لإبراز ذلك.
- اقرأ كتاباتك بصوت عالٍ للتحقق من الأخطاء. فقم بمراجعة القواعد وأسلوب الكتابة ومراجعة الحقائق والتأكد من أنك قد غطيت كل ما تريده في الاتصال.
- عندما يكون ذلك ممكنًا، استخدم أمثلة واضحة وتجنب استخدام الكثير من المصطلحات.
5. تطوير الاتصال المرئي
أحد الجوانب المهمة لاستخدام الاتصال المرئي هو استخدامه عند الضرورة فقط.
العرض التقديمي المليء بالمساعدات البصرية التي لا تضيف إلى المحتوى هو عرض تقديمي فوضوي وغير احترافي وسيشتت الانتباه عن الرسالة العامة.
يجب أن تكون حكيمًا بشأن ما تقوم بتضمينه، ولماذا تقوم بتضمينه. فتأكد من أنك تستخدم الرسم البياني المناسب لإظهار البيانات بأوضح طريقة، أو قم فقط بتضمين الرسومات التخطيطية التي ستضيف إلى فهم الجمهور.
لسنا جميعًا مصممي جرافيك، ولكن هناك أدوات متاحة لا تتطلب معرفة فنية لمساعدتنا في إنشاء صور وفيديوهات و انفوجرافيك ذات مظهر احترافي.
فى النهاية آخر نقطة انت من ستضيفها فى التعليقات، شارك غيرك ولا تقرأ وترحل.